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| Archivage & GED |
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| L’externalisation de l’archivage en France atteint maintenant 30 à 40 % des volumes d’archives physiques. La France est en train de rattraper son retard sur les 60% des États Unis. La gestion des archives physiques pose de redoutables problèmes de conservation et d’espace et les entreprises françaises soucieuses et responsables examinent avec intérêt les gains potentiels.
Au regard de l’archivage électronique, les résultats ne sont pas au rendez-vous : moins de 10% des entreprises démarrent la mise en place de solutions et les 90% autres reconnaissent qu’il existe un vrai problème qu’elles devront résoudre dans les plus brefs délais. Le marché de l’externalisation de l’archivage électronique est en démarrage et fait la démonstration de taux croissants importants.
Tout concourt aujourd’hui (réglementation, technologie, services) à traiter l’archivage sous un angle global : pour gagner en efficacité et productivité (temps de traitement des dossiers plus réduit) ; pour réduire les coûts en général et l’archivage en particulier ; pour un meilleur suivi et un meilleur contrôle de l’activité ; pour une meilleure fluidité avec les autres services (entre les front et les back office en particulier) ; pour apporter de nouveaux services aux clients ; pour obtenir un ROI tout en contribuant au développement durable avec la réduction de la consommation et de la circulation du papier.
Cette démarche implique une sensibilisation forte de la Direction Générale qui doit soutenir une politique très engagée car elle est naturellement responsable, parfois au pénal, des insuffisances constatées pour produire une archive électronique probante devant les autorités tant financières que judiciaires.
L’ACTIVITÉ
L’archivage physique et électronique est une des fonctions des services généraux les plus ingrates. Les employés de l’entreprise consacrent fort peu de temps à la conservation de leurs documents. Les services généraux, seuls, doivent pallier les lacunes d’organisation de leurs clients internes dans la gestion du document.
À ce titre, les services généraux partagent avec les Directions des Systèmes d’Information les mêmes problèmes, jour après jour : « l’infobésité » des messageries, bases de données et tous fichiers bureautiques qu’il faut sauvegarder et restituer chaque jour.
Il faut se battre pour quatre raisons, au moins :
- Ce qui est bien classé, bien archivé, se retrouve facilement et l’utilisateur gagne du temps (gains entre 5 % et 30 % constatés).
- Un plan de classement intelligemment pensé permet d’éliminer les doublons de classement, et par conséquent, de réduire l’espace utilisé pour le classement et l’archivage. Le plan de classement est par ailleurs réglementairement requis par les différentes normes sur l’archivage.
- Un archivage bien géré permet de réduire les coûts de conservation grâce aux opérations de destruction en amont (avant l’archivage), et en aval (après) une durée de conservation connue et appliquée (gains de 50 à 55 % constatés usuellement).
- Un archivage de qualité, c’est la sécurité des informations de l’entreprise et c’est donc la réduction des risques encourus pour elle, c’est en outre aussi la pérennité de l’histoire de l’entreprise. La gestion de la politique des risques est aujourd’hui essentielle pour l’entreprise dans la mesure où des réglementations financières comme Sarbannes Oxley, Bâle II ou Mifid rendent obligatoire une historisation poussée des données et donc, de leur archivage.
L’archivage constitue un acte de management car les enjeux sont :
- juridiques : le document papier et maintenant sous forme électronique sert à apporter la preuve des droits de l’entreprise.
- stratégiques : l’organisation et l’exploitation des connaissances capitalisées et sécurisées est indispensable à la prise de décision.
LES PRESTATIONS
L’organisation des flux
Les acteurs de l’archivage sont nombreux, avec des degrés de motivation et d’intérêt disparates.
Sont à distinguer trois phases d’utilisation des archives :
1. Les archives dites « de consultation courante» ou «vivantes» :
ce sont tous les documents relevant des affaires en cours, et devant être rapidement accessibles.
2. Les archives intermédiaires ou «semi-vivantes» :
les dossiers ne sont plus utilisés souvent, mais ils doivent être conservés à titre de preuve ou de référence.
Ce type d’archives (factures de l’année précédente par exemple) doit demeurer rapidement accessible au poste de travail.
3. Les archives définitives : (en volume très réduit) elles ne sont plus utilisées mais conservées parce qu’elles représentent une valeur de preuve ou une valeur historique pour l’entreprise.
Repères
- Un salarié du secteur tertiaire traite en moyenne 6 mètres linéaires de papier par an, soit 30 000 pages sur lesquelles il conservera environ 5 000 pages entre 1 et 30 ans.
- Un salarié du secteur tertiaire gère une messagerie qui a en règle général le poids de 1 à 2 gigaoctet
- Une entreprise employant 500 personnes voit son stock de documents-papier à archiver augmenter chaque année d’environ 60 m3 (soit 7 000 mètres linéaires).
- Une boîte d’archives = 500 pages A4
- Une armoire de bureau standard = 5 à 6 mètres linéaires soit environ 30 000 pages A4.
- 500 000 pages A4 sont stockées sur un CD et 4 millions sur un DVD.
L’archivage électronique
C’est un ensemble de systèmes permettant de gérer des données et documents numérisés et d’y accéder par recours à l’interrogation informatique.
La montée en puissance de la dématérialisation dans les entreprises (factures électroniques, messageries, etc.), mais également des concepts de partage d’information et plus récemment du « records management » et du «knowledge management», permet de hisser au rang de stratégie cet outil informatique qui vise à améliorer le processus de transmission de l’information.
Les comptables en sont souvent les premiers bénéficiaires.
L’apport à l’entreprise de la dématérialisation et de l’archivage électronique associé
- Réduction des espaces consacrés à l’archivage ou bien des coûts de conservation extérieurs.
- Faculté de consultation quasi-immédiate par un grand nombre d’utilisateurs voire des clients eux-mêmes.
- Possibilité de reproduire les documents visualisés.
- Outils sont aujourd’hui performants notamment pour mettre en œuvre l’indexation automatique.
- Motivation des salariés qui (outil informatique oblige) y trouvent une valeur ajoutée dans leur travail quotidien.
- Solutions de dématérialisation sont aujourd’hui hautement standardisées et permettent une mise en œuvre plus aisées et moins coûteuses que dans le passé.
Les inconvénients de la dématérialisation
- Le coût de mise en œuvre de la dématérialisation, surtout si l’entreprise souhaite récupérer ainsi 100 % de son antériorité d’archivage.
- Les conséquences fortes sur les organisations et les pratiques quand on met en place la dématérialisation qui nécessite un accompagnement à la transformation (pilotage du changement, actions de communication, ingénierie de formation adaptée et en volume important, etc.)
Disposer d'une solution de dématérialisation et d'un archivage électronique pour ses archives ne dispense pas de l'obligation de conservation de certains originaux papier.
La gestion des sous-traitants
Il existe environ une trentaine de prestataires spécialisés en France pour un marché évalué à plus de 160 millions d’euros par an. Les plus importantes de ces entreprises développent aujourd’hui à la fois des offres commerciales portant sur la conservation classique, mais également sur l’usage des nouvelles technologies, permettant une dématérialisation et un archivage électronique décentralisé.
Dynamiser les flux de documents papiers et intégrer leurs prestations dans les services rendus par le système d’information interne, est la tendance actuelle de cette profession. Il s’agit là pour l’entreprise de disposer de services à valeur ajoutée en amont en intégrant des documents numérisés par la société de prestation. Ainsi les dossiers et documents s’ils sont sous format papier sont numérisés pour être restitués en dynamique sous forme de fichiers électronique sur des supports CD, DVD, disques optiques dont les contenus pourront être chargés dans les SI internes, ou simplement via un extranet pour des consultations à la demande.
Les nouveaux services d’archivage électronique correspondent à des besoins très précis : ceux de l’archivage probant. Le prestataire est certifié NFZ 42-013, ce qui permet de garantir l’engagement que le document électronique confié par l’entreprise sera probant quand il sera présenté à un juge, et ce, sur une période de conservation longue (plusieurs dizaines d’années pour certains documents électroniques).
La prestation, mesurée au gigaoctet traité et conservé, comprend :
- Le traitement des documents dématérialisés (signature, horodatage, gravure) ;
- La conservation, le contrôle et la réfection des supports dans le temps ;
- La consultation en ligne des documents archivés « hébergement »
Pendant plusieurs années, il est courant de s’adresser à un prestataire extérieur, compte tenu de la diminution du personnel dédié à ce service, de la cherté des surfaces locatives et, pour l’archivage électronique, de la difficulté à maintenir dans la durée les matériels d’exploitation de la masse gigantesque des données électroniques.
Attention, les entreprises du secteur public ne peuvent librement déterminer leur choix de sous-traitance et doivent préalablement obtenir un accord de la Direction des Archives de France.
Il est conseillé aux entreprises qui souhaitent sous-traiter de :
- Parfaitement identifier leurs besoins et leurs contraintes par recours à des questionnaires utilisateurs.
- Faire parfaitement collaborer services producteurs, service informatique et services généraux pour mettre en cohérence les informations à archiver sur le support le plus adéquat sans qu’il y ait des redondances coûteuses pour l’entreprise.
- Rédiger un cahier des charges et réaliser un appel d’offres.
- Déterminer qui fait quoi dans la gestion de l’archivage physique et électronique : classement, enregistrement, transmission, signature et horodatage électronique, mise en conteneurs ou gravage, étiquetage, indexation, contrôle, manutention, transport, conditions de recherche, délais, gestion, rappel des dates butoirs (notamment pour la destruction) et états statistiques, sans oublier des audits annuels obligatoires à prévoir.
LA LÉGISLATION
La France a été l’un des premiers pays à se doter, en 1979, d’une loi innovante sur les archives.
La définition légale des archives parue au Journal Officiel (loi n° 79.18 du 3 janvier 1979) stipule : Article 1 : « Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leurs dates, forme et support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tous les services et organismes publics ou privés dans l’exercice de leur activité».
Les décrets associés portent essentiellement sur l’organisation des instances gestionnaires de fonds d’archives publiques (Archives Nationales, Départementales, etc.). Rien pour les entreprises! Seul le décret N° 79.10 40 s’attache à régir le cadre de loi sur les archives privées présentant un intérêt public du point de vue de l’Histoire. Notons que le Livre 2 du code du patrimoine (le Livre 1 a déjà été publié) comprendra la partie consacrée aux archives.
Ce Livre est actuellement en cours d’instruction.
La loi sur la signature électronique parue au J.O. du 13 Mars 2000 autorise aujourd’hui la dématérialisation des documents produits. Les preuves, jusque-là conservées sur support papier, peuvent désormais être archivées puis conservées sur support électronique.
Dès 1999, la norme technique française Z42-013 précise le cadre technique de conservation et de gestion de ces documents probants électroniques. Cette norme est actuellement proposée en ISO 18509 qui deviendra la référence normative internationale en matière d’archivage électronique. Les modifications entre la norme française et internationale portent principalement sur les modalités de supports et de niveau.
La norme mondiale ISO 15489 sur l’archivage tous supports ou records-management ou « la gestion du cycle de vie des documents et données produits par un organisme afin de constituer une information authentique, fiable, intègre et exploitable » tant pour les supports traditionnels que les nouveaux supports.
Cette norme est plus que jamais d’actualité et les appels d’offres doivent y faire référence. Les travaux internationaux ont prévus de promulguer les normes techniques complémentaires sur les métadonnées (notamment comment décrire les documents à transmettre) et sur la pratique de la certification.
La norme internationale pour l’archivage électronique ISO 19005 sur le format international électronique « PDF/A » pour l’archivage des documents numériques.
Les prescriptions
La prescription légale est le délai au terme duquel aucune action en justice ne peut plus être intentée et au terme duquel aucun droit ne peut plus être revendiqué. Cette prescription s’applique naturellement autant à un document sous format papier qu’électronique comme l’autorise désormais la loi et les codes.
Les durées de conservation sont dictées par les différents codes : code de Commerce, du Travail, des Impôts, Civil, de la Sécurité Sociale, etc.
Les délais de prescription sont en général de
• Droit civil : de 5 à 30 ans
• Droit commercial : 10 ans
• Droit fiscal : 1 à 3 ans
• Droit pénal : 10 ans (crimes), 3 ans (délits), 1 an (contraventions)
LES MÉTHODES
Trois possibilités pour gérer les documents dans l’entreprise
1- La politique «de l'autruche» : C’est-à-dire gérer des m2 d’étagères et agrandir la surface disponible chaque année, sans chercher d’autre solution ou laisser les messageries déborder et racheter un serveur plus puissant avec davantage de capacité disques à chaque fois qu’une saturation est constatée. Cette méthode est encore la plus répandue.
2- La politique«au coup par coup» : C’est la deuxième façon de gérer l’archivage, par à-coups, par obligation. Tous les 2, 5, 10 ou 20 ans ou, pire, en cas de déménagement ou de transfert d’entreprise, un « nettoyage » de grande envergure permet de refaire de la place et de libérer des m2. Cette méthode « de nettoyage par obligation » est encore très utilisée dans les entreprises, mais gare à la destruction abusive ou accidentelle.
3-La politique «pro-active» : applicable dès qu’il y a une intention réelle d’apporter des améliorations à la gestion des documents de sa société en s’appuyant sur les nouvelles technologies.
Avant de proposer une telle solution, il faut s’assurer qu’elle s’inscrit dans la stratégie de sa société. Il s’agit de définir dans chaque entreprise une politique de gestion des documents et des connaissances quelque soit le support (papier et électronique) et de mettre en place un système pour garantir la pérennité des preuves à produire dans le déroulement normal ou exceptionnel des activités.
Le plan de continuité d’activité mise en œuvre dans le cadre d’une politique du risque doit naturellement comprendre un volet reprise d’archivage papier et électronique.
Validité des documents
Tout document papier ou électronique doit respecter les caractéristiques suivantes :
- Être authentique, il a été produit conformément aux règles par les personnes habilitées).
- Être fiable, le contenu du document doit refléter la totalité des informations représentatives de l’action concernée).
- Être intégral, toutes les informations doivent être présentes et exactes.
- Faire partie d’un ensemble (dossier ou fonds) exhaustif.
- Être exploitable dans le temps.
Mise en place
Étape 1 : cartographie des familles de documents
La cartographie des documents résulte d’une enquête approfondie qui permet de déterminer pour chaque activité et chaque tâche les éléments suivants :
11- La tâche doit-elle être documentée ?
12- Le document issu de la tâche est-il vital ou secondaire pour l’activité?
13- Le document produit constitue-t-il une preuve à conserver ?
14- Le document comporte-t-il toutes les caractéristiques pour le besoin de preuve ?
15- Sur quel support le document doit-il être communiqué ?
16- Sur quel support le document doit-il être conservé?
17- Combien de temps le document doit-il être conservé?
18- Le document doit-il être détruit au terme de sa période légale ou réglementaire d’utilité ou doit-il être conservé pour la mémoire historique ?
19- Quel est le format du document ?
Le résultat de ce travail de « fourmi » est une cartographie complète des informations et documents produits et reçus dans le cadre de l’entreprise.
Étape 2 : organisation et procédures
Pour décider de l’organisation à mettre en place, il est nécessaire de traiter les documents listés dans la cartographie par lot. Pour chaque catégorie de documents de chaque activité, les points suivants seront précisés :
21-. Le document est-il ou doit-il être dématérialisé ?
22- Le document doit-il être enregistré individuellement ou non (attribution d’un numéro, d’un code, etc.).
23- Le document doit-il être classifié (à quelle classe et à quelle activité appartient-il) ?
24- Le document doit-il être indexé (quel mot clé utiliser) ?
25- Quel support utiliser : papier, magnétique, optique non-réinscriptible ou optique réinscriptible ?
26- Quelle protection appliquer : niveau de sécurité, type de cryptage ?
27- Quelle règle d’accès préconiser : niveau d’habilitation pour l’accès ?
28- Quels éléments de traçage mettre en œuvre ?
L’évaluation des moyens est ensuite présentée au comité de direction pour approbation.
Elle comporte les éléments suivants :
- Les responsabilités (la question de la prestation interne ou externe doit être traitée ici).
- Les moyens en stockage d’information à court et moyen terme (tant en surfaces bâtiment qu’en support de stockage informatique).
- Les équipes (nombre de personnes, compétences, évolution possible).
- Les moyens de gestion de l’information (y compris les points de liaison avec le système d’information existant ou le schéma directeur informatique).
- Les processus de traitement des informations à gérer (flux des services vers les plates-formes internes ou externes spécialisées).
- Identification des points de risque et des facteurs de succès.
- Un plan d’action et un prévisionnel budgétaire doivent être présentés.
Étape 3 : mise en oeuvre
Le projet doit être complété par un plan de communication et un programme de formation des utilisateurs. Ces étapes doivent s’enchaîner et en aucun cas excéder une durée de 18 mois sous peine de démotivation et de surcoût.
Le schéma de mise en place est le suivant :
31- Après la rédaction du cahier des charges pour effectuer la sélection des outils à mettre en place.
32- Les spécifications techniques et organisationnelles sont rédigées.
33- La maquette est livrée et testée avant de décider du déploiement. En règle générale, un ou plusieurs sites pilotes sont mis en place avant déploiement sur les autres entités. Ces sites pilotes ont pour objectif de vérifier le fonctionnement des flux documentaires entre les différentes entités.
Points centraux et facteurs clés de réussite : les actions de formation. Elles ne sont pas nécessairement «lourdes», mais doivent toucher l’ensemble des personnes concernées, même de manière courte.
LE DÉVELOPPEMENT DURABLE
En matière d’archivage, le développement durable se cherche encore. Aucune certification n’est aujourd’hui en vue mais des pistes de progrès sont petit à petit explorées.
Parmi celles-ci :
- Améliorer la conception des entrepôts de conservation dans un cadre de bâtiments HQE (passivité, matériaux, réduction des dépenses énergétiques, etc.).
- Remplacer les véhicules de transport des volumes d’archives physiques par des véhicules écologiques (réduction de la consommation énergétique, véhicules hybrides, etc.).
- Accélérer la dématérialisation pour éviter de transmettre des dossiers physiques dont le transport génère des consommations excessives.
- Éviter la redondance des documents pour éviter des doubles/triples/… conservation.
Repères
Premier conseil
Restez sobre et pragmatique ! La dématérialisation n’est plus une tendance mais une réalité économique et financière.. Il faut donc, sans tarder l’intégrer dans le processus d’archivage et la prendre en compte dans votre démarche. Collaborez immédiatement avec les services informatiques. Ils doivent être des contributeurs obligatoires pour le volet de l’archivage électronique.
Second conseil :
Pensez à négocier et à inclure dans le contrat de base avec le prestataire d’archivage extérieur :
- les frais de sortie définitive en cas de changement de prestataire.
- les obligations de mise à disposition des archives appartenant au donneur d’ordre qui incombent au prestataire cédant (transfert informatique, maintien du service jusqu’au jour du transfert, processus de transfert physique des archives agréées par le donneur d’ordre, délais et planning de transfert, etc).
Certaines sociétés spécialistes de l’archivage accentuent la dépendance de leurs clients en chargeant les frais de sortie définitive.
Troisième conseil :
Choisissez le prestataire qui démontre une politique d’innovation forte notamment pour la circulation dynamique des informations déléguées et pour la prise en compte de la dématérialisation globale des données et documents.
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