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| Audiovisuel |
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| La baisse des coûts, l’ergonomie et le confort apporté aux « visio » réunions améliorent les conditions de travail et diminuent les besoins de déplacement. Ce qui favorise un meilleur bilan CO2 des entreprises !
Une des caractéristiques essentielles des salles de « téléprésence » est de restituer l’image des interlocuteurs à taille réelle. Aujourd’hui, réseau et sources vidéo natives HD le permettent avec : La mise à disposition par les opérateurs de la bande passante supérieure à 1Mb par site, nécessaire au flux vidéo HD ; Les caméras HD avec des capteurs CMOS ou CCD natifs 16/9ème ; La victoire du « Blue-ray », dans la bataille des formats HD libère nombre de décisions d’achat concernant les lecteurs/graveurs DVD supportant la HD ; Les écrans plasma et LCD en résolution 720p ou 1080i, pour le full HD, sont eux proposés depuis longtemps.
Il est à noter que l’on assiste au déclin de plus en plus rapide des lignes RNIS au profit des liaisons sous IP.
La compacité des projecteurs favorise, le nomadisme et complique la gestion de leur suivi par les RSG.
Plus un seul centre commercial, hall d’accueil… sans une multiplication de système d’affichage. Leur capacité de terminal IP offre la possibilité de mise à jour en temps réel des contenus. Aujourd’hui, ce sont les écrans holographiques, écrans translucides, alliant technologie et esthétisme, qui fleurissent. Un nouveau marché explose : l’ « affichage dynamique ».
L’ACTIVITÉ
Les moyens de présentation aux clients des entreprises, à la presse économique et aux actionnaires, sous l’influence des progrès des professionnels, ne cessent de croître et les prix ne cessent de diminuer.
Chacun a en mémoire des présentations qui se sont mal déroulées parce que le matériel était mal installé, voire défaillant.
Pour celui qui entre pour la première fois dans l’univers de l’audiovisuel d’entreprise, il y a lieu d’être effrayé par la sophistication des moyens actuels. La palette de choix des matériels impressionne également.
Il convient de prendre en compte tous les paramètres de l’organisation d’une salle de réunion : architecture intérieure, décoration, acoustique, éclairage, son, image, technique, informatique, ventilation et mobilier.
Les entreprises attachent souvent peu d’importance à cette fonction capitale qu’est l’audiovisuel. De sa parfaite exécution dépend pourtant la productivité de l’entreprise et la satisfaction de ses clients.
Les salles de réunion
Différents types de salles de réunion se trouvent en entreprise.
Salle de réunion classique : utilisée pour recevoir entre 4/6 et plus de 20 personnes.
Elle peut servir selon les cas de salle de réunion autour d’une table, de salle de formation ouverte, de salle de visioconférence face à un matériel adéquat, de salle de présentation client.
Auditorium ou salle cinéma : bénéficiant d’une régie technique comme une salle de cinéma avec des sièges confortables (avec ou sans tablette d’écriture) situés en face d’une scène, d’un écran ou d’un espace de présentation pour un ou des conférenciers. Ce type de salle est utilisé pour les conventions, les assemblées générales d’actionnaires, la présentation des comptes à la presse économique.
Salle polyvalente :
salle ou ensemble de plusieurs salles pouvant être regroupées en une seule très grande qui peuvent à la fois servir de salle de réunion.
Salles de courtoisie :
pièces de dimensions plus modestes consacrées à la réunion, le plus souvent sans matériel audiovisuel, qui servent à la fois de mini-salle de réunion.
« Lounge » : on assiste à la multiplication des salons d’attente ou « lounge » équipés d’écrans permettant la diffusion soit d’un message « corporate », soit d’animations publicitaires ou des « news »
Les hall d’accueil et zones de circulation se garnissent également de systèmes de diffusion d’image alliant créativité esthétique et performance technologiques.
LA LÉGISLATION
Avant de débuter une opération de mise en œuvre de salle de réunion, il faut prendre connaissance des articles de loi contenus dans le code du Travail.
Circulaire du 14 avril 1995 :
Ce texte rappelle les dispositions auxquelles sont soumis les chefs d’établissements pour les locaux existants :
- Répartition des dégagements qui doivent toujours être libres et disposés de manière à éviter les culs-de-sac.
- Ouverture des portes dans le sens de la sortie dès lors que l’effectif peut être supérieur à 50 personnes.
- Ouverture des portes de l’intérieur par une manœuvre simple et sans clef.
- Dispositions relatives à la signalisation des sorties.
- L’éclairage des salles de réunion doit être d’au moins 400 à 500 Lux.
- Lorsqu’une salle est configurée pour 20 personnes, elle doit disposer de deux accès situés à l’opposé l’un de l’autre.
- Les salles de réunion sont des lieux affectés à l’usage commun dans lesquels s’applique la loi sur l’interdiction du tabac.
- La ventilation des salles doit garantir le maintien des températures de confort et la qualité d’air quel que soit le taux d’occupation (débit minimal par personne 18m3/h).
LES PRESTATIONS
Mise en œuvre d'une salle de réunion
Salle de réunion
Elle doit être en « plein jour » de préférence.
Les fenêtres seront équipées de stores ou mieux de rideaux opaques.
L’éclairage sera de type filament ou basse tension mais modulable. Pas de tubes néon.
L’écran mural électrique ou manuel sera mat.
Le mobilier doit être modulaire et simple à déplacer.
La moquette avec un traitement antistatique, pour des raisons acoustiques, sera préférée aux autres revêtements ou carrelage.
Salle polyvalente
Quelle que soit sa capacité, privilégiez une hauteur minimum de 4,50 m.
La climatisation doit être efficace et silencieuse.
Écran
L’écran pourra être fixe ou motorisé.
Sa taille sera fonction du recul et de la hauteur sous plafond. Pour une personne assise mesurant 1,30 m, il conviendra de fixer l’écran au-dessus, sauf si la salle comporte des gradins.
Exemple 1 : salle de 6 m de longueur par 5 m de largeur sur 3 m de hauteur : écran 200 x 150.
Exemple 2 : salle de 10 m de longueur par 5 m de largeur sur 3,70 m de hauteur : écran 300 x 225.
Éclairage
Dans la zone «intervenants», l’éclairage est très important.
Il devra être composé d’un ensemble de projecteurs basse tension permettant un réglage précis afin d’éviter un reflet sur l’écran de projection, tout en éclairant efficacement les intervenants.
Le public sera éclairé par des projecteurs basse tension orientables, permettant la prise de notes.
L’allumage se fera en plusieurs zones et sera piloté par des gradateurs professionnels équipés de systèmes antiparasites.
Automatisation de la salle
Il est parfois très intéressant d’automatiser la salle en installant un système de commande programmable permettant de commander :
- Les stores d’occultation.
- La montée et la descente d’écran.
- L’allumage et l’extinction des appareils.
- La sélection des séquences de sources à diffuser.
- Le niveau sonore.
- La visioconférence
- Et plus généralement des scenarii de réunions pré formatées
- Etc.
Ainsi l’intervenant peut, à partir d’une simple touche, fermer les rideaux, baisser la lumière et projeter son film. Les points de pilotage peuvent être multiples : régie technique, pupitre orateur, interrupteurs muraux pour personnel de nettoyage, local sécurité en cas d’incident, …
Interprétation simultanée
Si la salle accueille régulièrement un public ou des intervenants étrangers, envisagez d’équiper la salle d’un système d’interprétation simultanée en deux ou trois langues pour la traduction en direct des discours.
Étudiez cependant attentivement la différence de coût entre un investissement en matériel et une prestation technique ponctuelle.
Pour une utilisation inférieure à un mois, inutile d’investir.
Prévoyez seulement :
- Un pré-câblage à émetteur infrarouge dans la salle.
- Une infrastructure d’accueil des interprètes et des cabines normalisées (2,40 m x 1,60 m) avec un pré-câblage audio et éventuellement vidéo si les interprètes n’ont pas de vue sur la scène.
LES MÉTHODES
•Micros et sonorisation
Sonorisation multi zones
- Zone écran deux enceintes qui serviront uniquement à la diffusion des supports enregistrés.
- Zone intervenant qui pourra être modulée en permanence pour éviter les accrochages.
- Zone salle, une enceinte ou plusieurs, ce qui permettra de faire un réglage fin permettant l’utilisation de micros baladeurs pour les intervenants situés dans la salle.
Acoustique de la salle
L’acoustique est un élément déterminant pour la sonorisation. Le son ne devra être, ni trop fort, ni réverbérant, ni assourdi.
Pour cela il faut éviter les surfaces parallèles réfléchissantes.
- Si le plafond est dur, mettre une moquette épaisse au sol.
- Si les surfaces vitrées sont importantes mettre des rideaux épais (400 g par m2).
Correction acoustique
Si la salle présente des problèmes acoustiques il est possible d’utiliser un équaliseur d’octaves afin d’atténuer les défauts ou plutôt un processeur anti-larsen faisant également équaliseur.
Prises de son
- Prises micro type XLR seront réparties judicieusement dans la salle (minimum de 12 prises).
- Microphones de type électret, plus discrets et très efficace, pour les tables et tribunes.
- Micros HF (sans fil) indispensables en utilisation baladeur, du fait de leur mobilité.
- Prévoir en secours des micros dynamiques main de qualité avec des bonnettes.
- La qualité d’un micro HF, main ou cravate, dépend à la fois du micro, de sa capsule, de l’électronique qui traite le signal et de la fréquence qui transporte le signal.
- Le choix de la fréquence de transmission est primordial. La bonne bande de fréquence est la bande UHF. La fréquence choisie dépendra des autres équipements radio installés à proximité.
- La table de mixage sera choisie en fonction du nombre de sources utilisées (micros, magnétophones, magnétoscopes, CD...) et du nombre de sortie (enregistrement, amplificateur multizones, …).
Gestion automatisée des micros
Deux solutions simples et efficaces :
- Un ensemble de micros reliés en série soit à une sonorisation, soit à un enregistreur, chaque intervenant agit, alors, sur un bouton-pressoir pour prendre la parole. Ce système possède une priorité « Président » et permet de limiter le nombre d’intervenants simultanés.
- Ou bien un système similaire mais totalement automatisé. Chaque microphone est relié directement à une centrale qui ouvre le micro dès que l’intervenant parle et le ferme dès qu’il cesse de parler.
Cabine technique
Une climatisation efficace et silencieuse est nécessaire : l’électronique est généreuse en calories. Les équipements peuvent être disposés dans des racks pour les sources, le patch de connections, les amplificateurs et correcteurs.
Matériel technique source audio
- Lecteur CD/DVD pouvant lire les CD audio et vidéo aux normes internationales.
- Lecteur/enregistreur sur disque dur : permet d’obtenir une excellente qualité d’enregistrement, durée d’enregistrement variable en fonction de la taille du disque dur
- Magnétophones K7 : choisir du matériel professionnel, auto reverse et équipé d’un mécanisme à plusieurs moteurs (inconvénients : usure mécanique des lecteurs, usure des k7, faible qualité audio).
- DAT : système d’enregistrement numérique, permet d’obtenir une excellente qualité d’enregistrement (durée d’enregistrement de 2 heures).
- Compact Flash : système d’enregistrement numérique sur carte mémoire au format MP3 ou autre, permet d’obtenir une excellente qualité d’enregistrement sur un media écoutable sur un ordinateur.
Matériel technique source d'images
L’utilisation d’ordinateurs oblige le responsable de salle à prévoir une infrastructure d’accueil comprenant au minimum :
- Système de diffusion vidéo projecteur à balayage hautes fréquences (LCD préconisé pour de l’informatique).
- Un jeu de connectiques pour PC, Mac, et DVI.
- Pré-câblage en prises HD15 femelle connectées à 5 câbles coaxiaux RVBHV en plusieurs points de la salle avec un commutateur de sources à large bande passante (350 MHz) pour vous permettre de positionner l’orateur et son ordinateur à divers endroits.
- Pré-câblage audio car, les présentations multimédias disposent de plus en plus souvent d’une sortie audio.
Rétro projection
Un support pour les petites présentations .
- Document acétate sur lequel on écrit à l’aide de feutres spéciaux.
- Document acétate obtenu par photocopie.
- Document acétate obtenu par procédé imprimante laser ou thermique.
- Document acétate obtenu par procédé photographique.
Ces documents sont au format A4, l’illustration d’une pochette cadre permet un rangement facile et supprime la lumière parasite du rétroprojecteur.
Inconvénients majeurs :
Le manque de réactivité et le coût des transparents.
Il existe plusieurs sortes de rétroprojecteurs :
- le portable : léger, généralement d’une puissance de 250 W et équipé d’une lampe BT.quartz. Ce matériel demeure fragile, les appareils avec lampe de secours automatiquement mise en service) sont à privilégier.
- le standard : matériel de conception robuste, la qualité de l’optique et la puissance de la lampe sont déterminantes (puissance de la lampe 250W ou 400W).
Ce matériel est recommandé pour l’utilisation de plaques à cristaux liquides connectées à un ordinateur.
• Vidéo
Les standards
Le signal composite
Un signal vidéo est dit composite lorsqu’il contient l’ensemble des informations utiles.
- SECAM (historiquement système français) est le standard rencontré en France et également en Europe de l’Est et tout particulièrement en Russie.
- PAL est le standard retenu par les pays européens.
- NTSC est le standard des États-Unis.
Pour des utilisations simples, il est préférable de travailler en PAL, car la majorité des matériels vidéo institutionnels sont de ce standard. Pour lire une cassette vidéo il faut que l’ensemble de diffusion (magnétoscope, téléviseur, moniteur et vidéo projecteur) soit du même standard que la cassette ou compatible.
Il existe naturellement des passerelles pour passer d’un standard à un autre : transcodeurs, codeurs, décodeurs et matriceurs.
Le signal numérique
Un signal numérique s’obtient après échantillonnage et quantification de chaque niveau de tension des signaux analogiques luminance et chrominance par une valeur numérique codée en binaire.
Limité longtemps au domaine professionnel pour l’enregistrement et la transmission, le signal numérique est désormais courant dans l’entreprise et chez le grand public.
Avantages
- Meilleure qualité d’enregistrement.
- Pas de risque de « drop out » (trous d’informations).
- Pas de perte de qualité après plusieurs copies (générations).
- Possibilité d’être compressé donc augmentation du débit de transmission et de quantité d’informations transmises.
- Mariage de l’informatique et de l’image vidéo.
nconvénients
- Multiplicité des normes.
Formats et lecteurs
Les formats analogiques et numériques sont liés aux types de lecteurs utilisés.
VHS/S.VHS
- Les magnétoscopes VHS sont les machines les plus utilisées et les plus économiques.
- Les magnétoscopes S.VHS enregistrant en Y/C, luminance et chrominance séparées, permettant de lire et d’enregistrer les deux formats (S.VHS et VHS). Ils offrent une meilleure qualité d’enregistrement (400 lignes).
La majorité des magnétoscopes VHS marché sont aux standards PAL/SECAM voire NTSC.
8mm/HI.8mm
Caractéristiques identiques en VHS/S.VHS, mais avec des cassettes de tailles différentes. Développés par Sony, ces magnétoscopes sont disponibles uniquement aux standard PAL et NTSC
Remarque : les formats VHS.C et S.VHS sont les versions compactes et utilisent des cassettes de petite taille (intérêt pour les caméscopes).
Bétacam
Format professionnel dit « broadcast » utilisé pour les machines de TV et les producteurs, vous permettant de lire des cassettes avec une qualité irréprochable.
Il existe des magnétoscopes Bétacam équipés de sorties vidéo aux standards PAL, SECAM et NTSC.
Le Bétacam SP est une version améliorée du Bétacam.
DVD, lecteur et graveur
À mi-chemin entre la vidéo et l’informatique, le DVD remplace progressivement la cassette VHS.
Il utilise un support disque à la dimension d’un CD audio ou CD-Rom.
- Capacité de 4,7 Go à 17 Go soit environ de 2h à 8h de programme.
- Audio : 8 canaux
- Multi-format 4/3 et 16/9.
- Possibilité de visionnage multi-angles (9 angles différents).
- 32 sous-titrages possibles.
- Compatibilité de lecture CD audio et vidéo CD.
- Encodage MPEG, 2 soit en débit constant (CBR) ou variable (VBR).
- Disques et lecteurs DVD sont répartis en 6 zones géographiques : un disque zone 2 (Europe-Japon) ne peut pas être lu sur un appareil de zone 1 (USA Canada) et réciproquement.
DVD HD, lecteur et graveur
- Les lecteurs Blue ray permettent d’enregistrer plus d’informations sur un disque.
- Une qualité vidéo supérieure (Full HD 1080i).
- Des sous-titres et des langues supplémentaires,
DV CAM et le PRO
- Ces standards numériques sont rencontrés dans le monde professionnel.
Téléviseurs et moniteurs
Le moniteur est un bloc écran de conception plus robuste qu’un téléviseur dépourvu de tuner (permettant la réception et le décryptage des chaînes sur les téléviseurs et les magnétoscopes) et souvent équipé d’une connectique plus complète.
- La taille d’un écran se mesure par sa diagonale en pouces : 1 pouce = 2,54 cm.
- Un moniteur peut recevoir des signaux composites, composantes et même des signaux informatiques.
Ecrans plats
Les écrans plats sont courants dans les secteurs du grand public et des professionnels.
Ils sont plus esthétiques et moins encombrants que les écrans à tube cathodique.
Les écrans plats sont moins chers en grandes tailles que les écrans LCD. Ces derniers ont les avantages de dégager moins de chaleur et de ne pas être détériorés ou marqués durablement lors de la diffusion d’image fixe.
Vidéo projecteurs
Le cœur d’une salle polyvalente est sans contexte le vidéo projecteur.
Des progrès considérables ont été réalisés sur ces types de machines. Il est même possible d’utiliser pour l’image vidéo des doubleurs, voire des quadrupleurs de lignes, qui augmentent de façon importante la qualité de l’image.
Rétroprojecteurs vidéo
Les rétroprojecteurs ressemblent à des téléviseurs, mais ils utilisent des vidéo projecteurs LCD ou DLP avec un système qui renvoie l’image sur une lentille.
Vidéo projecteurs LCD ou DLP
De technologie récente, ces appareils sont de plus en plus puissants et performants.
Sous les deux formes suivantes :
- Portables légers et pratiques, sans réglage particulier (la mise en œuvre se réalise en quelques secondes), avec une taille d’image de 1,5 m de base à 3,50 m.
- Fixes ou transportables : ces modèles sont très puissants, ils projettent des images de 8 à 10 m. Certains peuvent être connectés au réseau informatique pour être gérés à distance ou pour projeter un document qui se trouve sur le réseau. Les niveaux de luminosité disponibles sur le marché permettent des diffusions en environnement naturellement très lumineux.
LE DÉVELOPPEMENT DURABLE
- Les entreprises, notamment celles ouvertes à l’international, investissent et mettent en place les systèmes de visioconférence qui se traduisent par une réduction des frais de déplacement et donc d’une diminution non négligeable des gaz à effet de serre.
- Autre particularité, la migration des systèmes analogiques vers des solutions de vidéo sur IP permet d’augmenter la vigilance tout en réalisant des économies sur les moyens humains.
Repères
- Rédigez un mode d’emploi des salles de réunion portant sur le fonctionnement du matériel, mais également des règles de savoir-vivre : arriver et surtout partir à l’heure ; prévenir lorsque l’on s’en va pour que la salle puisse être nettoyée ; ne pas laisser traîner de matériel.
- Utilisez un logiciel de réservation en ligne (intranet) permettant de synthétiser les informations utiles à l’exploitation de la salle lors de la réservation (nombre de personnes, types de matériels utilisés, besoins logistiques, besoins informatiques, besoin de prestations de restauration, mais également de places de parking, etc...). Ces informations précieuses permettront d’assurer un meilleur accueil au client qui vient en réunion dans les locaux, et de pouvoir prévoir par avance l’organisation nécessaire pour celle-ci, mais également pour la suivante.
- Placez en évidence dans chaque salle de conférence un petit affichage donnant en résumé le mode d’emploi du matériel ainsi que les coordonnées du technicien à contacter en cas de soucis.
- Communiquez pour que les clients internes prennent l’habitude de faire une petite répétition la veille des présentations importantes.
- Adressez un questionnaire d’appréciation à ceux qui se sont réunis dans vos salles. Ceci permettra de mesurer les éventuelles modifications des besoins des clients et donc de modifier la configuration ou le matériel de la salle.
- N’investissez pas dans une salle très haut de gamme sous prétexte que c’est la mode ou que le confrère en a réalisé une. Seuls les clients internes sont vraiment qualifiés pour savoir ce dont ils ont besoin.
Repères
• Dimensionnement idéal des salles de réunions dans une entreprise : on retient 30 à 40 % de l’effectif de la société pour connaître le nombre de places à réaliser, puis on divise par 10 et 20 pour obtenir le nombre de salles.
Ainsi, dans une entreprise de 500 personnes, il faudra retenir entre 150 à 200 places.
• 80 % du temps des cadres se passe en réunion.
• Les niveaux sonores ne devraient pas dépasser 35db (A) pour une salle de réunion.
• L’espace par personne dans une salle de réunion devrait être d’environ 3,5 m2.
• Pour réaliser une salle de réunion, il est nécessaire de :
- Prendre conseil auprès des utilisateurs de ces salles.
- Interviewez les responsables qui vivent en direct la présentation client en salle de réunion.
- Trouver et nommer un coordinateur qui s’attachera à jouer pour le compte de votre entreprise l’interface entre les différents métiers. Mettre en œuvre une salle de réunion ne relève pas du seul achat audiovisuel, comme nous l’avons vu dans la partie enjeux.
• Conserver à l’esprit les contraintes de la maintenance
- Tel appareil est peut-être moins laid s’il est encastré, mais comment fait-on en cas de panne ?
- Penser redondance pour les matériels très stratégiques pour votre entreprise.
- Raisonner en termes de simplicité d’utilisation
- Se soucier de la capacité du matériel à intégrer les évolutions technologiques.
- Ne pas oublier de former votre personnel à l’entretien et à la maintenance, et vos clients internes à l’utilisation du matériel.
- Faire vérifier les salles tous les jours et si possible au moins deux fois par jour.
- Et ne pas hésiter à faire appel à un professionnel qui vous fournira une prestation de maintenance préventive et curative, ainsi que des matériels de remplacement en cas de panne bloquante !
- Le coût de pénurie ou d’une réunion gâchée est à mettre en balance avec le coût d’une telle prestation
Coût du matériel de visioconférence
(coût moyen ht):
384 kb/s :
5 000 à 10 000 € (Achat )
500 €/jour (Location en prestation)
512 kb/s :
6 000 à 20 000 € (Achat ) 700 €/jour(Location en prestation)
Location d’un technicien : 800 €/(prestation)
Location d’un écran plat 500 à 800 €/jour
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