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| Economat & Fournitures Bureau |
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L'ACTIVITÉ
L’offre des fournituristes s’est très largement étendue, depuis «les gommes et les crayons», allant même jusqu’à déborder sur des articles plus spécifiques (et plus coûteux) touchant aux domaines de la bureautique, l’audiovisuel, voire le mobilier. Ainsi, l’enjeu financier devient très significatif dès lors que l’entreprise tolère la présence du catalogue du fournisseur en accès direct dans ses départements.
LES PRESTATIONS
Il existe six grands circuits de distribution :
Vépécistes (Vente Par Correspondance)
Ils éditent d’imposants catalogues envoyés systématiquement aux société et principalement aux très nombreuses PME-PMI, regroupant des milliers de produits en regard desquels sont affichés des prix non négociables (sauf quantité très importante).
Les commandes se font par téléphone ou par e-mail pour des livraisons en 24 ou 48 heures.
Les plus importants : JM Bruneau, JPG, Viking Direct (filiale VPC d’Office Dépôt n°1 mondial des fournituristes).
Cataloguistes avec représentants
Les plus connus sont Guilbert (appartenant à l’américain Office Dépôt), Lyreco, Dactyl Buro, Alter Buro, et Fiducial Office Solution (ex Saci Brun Passot) solidement implantés sur le territoire national.
Comme leurs concurrents, ils éditent d’imposants catalogues, mais les prix n’y sont pas mentionnés. C’est le représentant qui vient vous remettre le tarif au moment de sa visite. Ce tarif est fonction de l’importance de la société et du chiffre d’affaires réalisé avec elle.
Magasins de proximité affiliés à un groupement d’achat
-Les groupements d’achat : Buro +, Plein Ciel et Calipage (du groupe anglais Spicers) ou Majuscule affichent un nombre plus ou moins important d’adhérents.
-Les magasins sont des petits fournituristes qui profitent de la puissance d’achat de leur groupement pour proposer à leurs clients un vaste choix de produits à des prix concurrentiels.
-Dans la pratique, chaque groupement édite un catalogue dans lequel il n’est fait mention d’aucun prix. La négociation de ceux-ci se fera par l’acheteur.
Fournituristes indépendants
-Ils s’approvisionnent chez des grossistes et profitent donc de leur puissance d’achat et des prix négociés par eux avec les fabricants.
Mais contrairement au groupement d’achat, le nom du grossiste du fournituriste indépendant n’est jamais mis en avant, même si celui-ci peut parfois « emprunter » au grossiste certains catalogues. Le prix n’est jamais mentionné.
Grandes surfaces
-Elles sont peu nombreuses en France, bien que très développées aux Etats-Unis.
-Dans l’Hexagone, Metro-Bureau (d’origine allemande), Office Dépot (qui compte 46 000 collaborateurs dans le monde) Top Office (filiale d’Auchan), Bureau Vallée et Hyper Buro sont les principaux acteurs de cette catégorie.
Le principe de vente est le prix le plus bas avec la possibilité de choisir les articles en rayon.
Plate-forme low cost sur internet
Le low cost investit aujourd'hui le marché des fournitures de bureau et des consommables et propose exclusivement des produits génériques.
LA LÉGISLATION
L’achat de fournitures de bureau est typique d’une forme de contrat commercial régi par le code de Commerce.
- Si les achats sont réguliers et récurrents (papier par exemple), il faudra s’attacher à rédiger un contrat couvrant les obligations du partenaire pour éviter les problèmes éventuels de litige.
- Si les achats sont plutôt de type exceptionnel, ce sont le bon de commande et les conditions générales de vente du fournisseur (à défaut de bon de commande et de conditions générales d’achat établis par le donneur d’ordre) qui seront l’acte juridique contractuel.
Attention, il est fortement conseillé d’investir sur cette partie en développant ses propres conditions d’achat et en les imposant aux fournisseurs.
Décret n°2009-1139 du 22 septembre : Ce décret précise que la responsabilité de reprise et d'élimination des piles et accumulateurs industriels usagés incombe désormais aux producteurs.
La loi n°52008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie (LME) prévoit notamment un plafonnement par la loi des délais de paiement à soixante jours.
Repères
• Quelle est aujourd’hui l’entreprise qui ne stocke pas et ne distribue pas des documents administratifs et commerciaux, voire publicitaires ?
• Aujourd’hui, la tendance, dans beaucoup d’entreprises, consiste à externaliser la gestion et le stockage des imprimés et fournitures de bureau et à maintenir en gestion interne, le stockage et la distribution des documents issus de l’entreprise et nécessaires à son développement.
• Ce marché encore difficile à cerner, concerne toutes les entreprises, du secteur privé comme du secteur public. Il semble couvrir quelques dizaines de documents pour les petites entreprises et probablement plusieurs milliers chez les plus grandes.
• Sont compris pêle-mêle les :
- Bilans sociaux.
- Lettres à en-tête de la société.
- Enveloppes de tous formats.
- Rapport annuel.
- Fiches comptables.
- Cartes de vœux...
Toutefois, les développements informatiques de ces dernières années ont permis d’intégrer dans l’intranet toute une gamme de documents à usage interne, tels que :les fiches de congés, les relevés d’absences…
• Les rétrocessions ou remises sur chiffre d’affaires ou remise de fin d’année :
- Il est assez fréquent de pouvoir obtenir lorsque le chiffre d’affaires est constitué de produits récurrents et si les actes d’achat sont harmonieux et permanents, des remises sur volume de chiffre d’affaires allant de 1 à 4 %. Mais cette remise pour être valable doit être discutée après la négociation sur les prix d’achat.
- Il faut savoir que la remise de fin d’année est calculée par tranches d’évolution du chiffre d’affaires et s’inscrit donc difficilement dans une recherche d’économies d’achats de fournitures de bureau.
- Il est possible que le fournisseur en échange de sa remise réclame un accord d’exclusivité pour tous les achats de types fournitures de bureau.
LES MÉTHODES
Les deux modes de gestion des fournitures de bureau :
• La gestion intégrée
La gestion :
- Stockage,
- Suivi des stocks,
- Commandes,
- Réapprovisionnements,
- Distribution,
Suppose une structure, même légère, dans toute entreprise et variable selon,
- L’importance de la société,
- Ses implantations,
- L’existence d’une force commerciale.
Le rattachement de ces tâches se fait à une structure administrative ou aux services généraux s’ils existent.
Dès lors que le nombre de documents (administratifs et commerciaux) augmente, se pose la question d’informatiser la gestion des stocks, mais aussi d’organiser le stockage et la distribution sur une plate-forme unique ou dans les services.
Peuvent alors êtres utilisés des applications bureautique « maison » développées sous Lotus Notes par exemple ou des progiciels du marché (clé 128, Logarithme...).
Cette gestion intégrée peut être réalisée sous deux formes d’achats différents :
- La gestion de stocks: L’entreprise possède un économat, s’approvisionne dans un stock qui lui permet de répondre aux demandes de ses clients internes et gère les entrées et les sorties qu’elle facture ou impute aux départements consommateurs.
- Le zéro stock : L’entreprise ne possède aucun stock tampon et s’approvisionne au fur et à mesure de ses besoins, le plus souvent service par service, parfois en fonction d’enveloppes de frais généraux consenties, suivant une procédure écrite.
Cette formule nécessite un partenaire fournituriste très fiable et très réactif pour ne pas risquer la pénurie d’un article.
A noter que cette méthode augmente le nombre de livraisons, qui sont plus fréquentes que dans le cas d’un stock. Cela entraine davantage d’émissions de CO2 (sans compter les emballages), ce qui peut aller à l’encontre d’une image Développement Durable, que la société veut se donner.
Repères
• Beaucoup d’entreprises ont abandonné la gestion du stock permanent pour adopter un système de commande et de livraison service par service assuré par un prestataire.
• Dans certains cas, les commandes peuvent se faire directement par Internet.
• Le fournituriste peut éditer un catalogue personnalisé pour la société ne comportant que les seuls produits retenus par cette dernière.
• Il peut y avoir un intérêt économique à disposer aux services généraux, d’une structure pour gérer la papeterie en général qui comprendra, outre les fournitures de bureau, les papiers pour photocopies, imprimés spécifiques, papiers à en-tête, etc. En effet, selon le volume de papier commandé, les prix peuvent se situer dans un rapport de 1 à 4.
Comment économiser sur les fournitures de bureau ?
- Acheter certains produits en grande quantité (les enveloppes par exemple : - 20 % pour 500 000 par an) en prévoyant un calendrier de livraison pour éviter un stockage intempestif.
- Avoir recours à Internet.
- Créer des enveloppes financières (budget) imputables par service dans l’entreprise.
- Réduire le choix en créant des mini-catalogues plus sobres et moins tentants pour les clients internes (possibles également sur Internet et en EDI).
- Examiner au moins une fois par an les statistiques d’achat pour savoir où se situe le cœur des achats.
Combien coûtent les fournitures ?
Les estimations font état d’un coût moyen d’achat de 230 € par personne et par an dans l’entreprise.
Comment se répartissent les achats?
Les grands fournituristes semblent s’entendre sur le fait que la répartition de leur chiffre d’affaires est de l’ordre de 50 à 55 % pour les fournitures de bureau, le reste allant aux consommables informatiques (25 %), au papier (15 %) et au mobilier (8 à 10 %).
• La gestion décentralisée
Des initiatives sérieuses de fournituristes proposent de stocker et distribuer ces documents administratifs en même temps que les fournitures de bureau.
Des routeurs développent la sous-traitance partielle ou totale des activités de stockage et de distribution sur des plates formes de regroupement.
Certaines sociétés ont déjà abandonné cette activité et ont confié cette gestion tout en conservant une maîtrise d’œuvre importante dans les activités suivantes :
- Organisation,
- Suivi des stocks,
- Réapprovisionnement et gestion des documents.
En alternative à cette sous-traitance, certains routeurs ont une offre informatique à disposition des clients qui ne peuvent ou ne veulent pas sous-traiter. Cette offre informatique consiste à installer en interne le logiciel de gestion de stock dans une configuration propre à l’entreprise en échange d’un loyer (aide et formation comprises).
Ces mêmes routeurs, véritables professionnels du stockage et de la distribution offrent également un contrat d’expertise aux clients désireux de réorganiser leurs sites de stockage.
• Critères de choix objectifs d’un prestataire
Prix
Attention à ne pas se battre pour le principe. Un crayon et une boîte de trombones ne doivent pas cacher le coût d’une cartouche d’encre plus onéreuse et leur valeur d’usage qui plus est.
Délais de livraison
En général de 24 à 48 h suivant les fournituristes. Ils sont en principe suffisants pour éviter les stocks dispendieux.
Nombre de produits en stock
La solidité financière d’un fournituriste lui permet d’assumer la gestion d’un stock important. Le client, quant à lui, doit voir ses stocks diminuer, voire disparaître. Les « grands » de la profession annoncent un taux de rupture proche de zéro.
Frais de livraison
En général, gratuits au-delà d’un volume commandé de 75 à 90 €. En deçà, il peut être demandé une « participation » aux frais de livraison. Ce point doit être négocié dès l’appel d’offres.
Possibilité de détailler les produits
En général, les fournituristes n’aiment pas « casser » leur conditionnement. Ce point doit être envisagé dès l’appel d’offres.
Délais de paiement
En général règlement à 30 jours.
Retours
C’est-à-dire la possibilité offerte au client de renvoyer un produit non adapté ou acheté par erreur.
• Élaboration d'un appel d’offres
Il faut :
Mesurer le poids financier des achats, et le communiquer aux soumissionnaires.
Déterminer le profil des achats par famille d’activités (utiliser les classiques des fournituristes – Ecrire, Classer, Imprimer, etc.).
Considérer dans l’appel d’offres les seuls produits significatifs (les 20 % qui représentent 80 % du chiffre d’affaires), ce qui n’exclue pas de signaler les autres produits.
Demander un chiffrage de produits de marque et un chiffrage de produits à la marque du fournisseur. Il faut faire attention à bien comparer des produits dont les caractéristiques sont identiques, ou à en tenir compte dans son évaluation. La valeur d’usage doit être privilégiée par rapport à la valeur d’achat.
Être très précis sur les descriptions d’articles à considérer pour la réponse à l’appel d’offres.
Indiquer dans le cahier des charges qui est l’entreprise, comment elle fonctionne et quelles sont ses priorités afin d’éclairer les soumissionnaires sur ses besoins en réactivité (livraison par exemple).
Demander aux soumissionnaires de s’engager sur :
- Le fait que les produits livrés sont bien les produits commandés
- La présence hebdomadaire d’un commercial sur site pour la transmission des commandes et la transcription des articles dans les codes utilisés par le prestataire ou bien sur la mise à disposition de logiciels ou d’accès internet pour les commandes réalisées sur ce média.
- Des livraisons hebdomadaires service par service.
- Les délais de livraisons minima et maxima avec possibilité d’assurer des urgences exceptionnelles dans un délai plus court.
- La gestion des bons de commandes et factures en s’appuyant sur les codes analytiques de l’entreprise
- La fourniture de statistiques annuelles.
Définir ses besoins et exiger un test.
- Les informations et tests gracieux sur les nouveaux produits les plus couramment utilisés
- La possibilité de retour des produits inutilisés ou inadapté.
Exiger des soumissionnaires qu’ils accompagnent leur réponse chiffrée de :
- Catalogues.
- Exemples de mini catalogues.
- Codes d’accès provisoires pour tester le site Internet du fournisseur.
- Dossiers de référence de l’entreprise comprenant la plaquette commerciale, les références clients avec noms des contacts et numéros de téléphone, numéro de registre du commerce et code APE.
- Déclarations de détention de normes et références professionnelles.
- Échantillons de chaque produit sur lesquels le fournituriste répond. Ceci vous permettra de comparer les prix par rapport à la qualité des produits.
- Fiches de sécurité des produits si nécessaire
- Attestation de pré-enregistrement à REACH
- Liste des produits recyclés à 100%
Le développement durable
Les acteurs traditionnels des fournitures de bureau sont directement touchés par le développement durable. Par conviction, par contrainte ou par opportunisme, tous développent des produits ou services pour répondre aux demandes croissantes de leurs clients.
Les fournituristes historiques proposent également des gammes de plus en plus étendues de produits verts (Ici, 1 500 produits entièrement recyclables, là, une certification ISO 14001 témoignant d’un engagement et d’une volonté constante).
Les conseils à suivre :
- Rechercher, en premier lieu les écolabels officiels tel que : marque NF environnement et l’Ecolabel européen qui garantissent la durabilité d’un produit.
- Rechercher, en second lieu, les produits 100% recyclables et qui ne l’étaient pas avant.
Attention : Pour assurer le recyclage des fournitures de bureau, il est indispensable de s’assurer que la politique de tri mise en place en interne se prolonge bien chez l’entreprise…. de nettoyage et chez l’entreprise…. de récupération des déchets. Le fil ne doit jamais être rompu.
- Privilégier les cartouches d’encre recyclées.
- Acheter des produits en fonction de la valeur d’usage et non de la valeur d’achat.
- Rechercher des produits dont les emballages sont biodégradables (pâte à bois par exemple).
Repères
Vis-à-vis du client, les membres de l'Union de la filière papetière (papeterie, fournitures et matériels de bureau, consommables et matériels informatiques), ont défini une charte de 10 engagements sur les bases suivantes :
- Respect et réponses transparentes aux demandes.
- Respecter les engagements concernant les produits attendus.
- Proposer des produits favorisant le développement durable.
- Proposer des services favorisant le développement durable.
- Fournir un conseil sur les produits et leurs utilisations.
- Sélectionner : fabricants et produits aux normes européennes et à l'origine certifiée.
- S'engager à mettre les moyens, pour améliorer la satisfaction du client.
- S'engager à former ses salariés pour apporter les meilleurs conseils d'utilisation.
- S'engager à informer la clientèle sur les conditions de ventes et leurs engagements, pour régler justement et rapidement les différends.
- Appliquer les engagements et s'engager à résoudre aux mieux les différends.
Ces engagements devraient être officialisés au cours de 2009.
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