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| Reproduction & Impression |
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| De nouvelles technologies permettront de travailler, au choix, en deux ou trois dimensions. La maintenance devrait elle aussi évoluer : les nouvelles générations de machines intelligentes seront capables de se dépanner « toutes seules» !
Les responsables des services généraux seront avisés de garder un œil curieux sur
ces prochaines évolutions qui modifieront très probablement le fonctionnement de leurs propres prestations et l’usage traditionnel des métiers de la reprographie dans
l’entreprise.
Certes, la prestation « reproduction de document » subsistera aux Services Généraux malgré les améliorations technologiques apportées aux machines, mais le nombre de copies devrait se stabiliser voir se réduire.
’ACTIVITÉ
L e mot d’ordre du siècle est certainement la communication. Or, pour communiquer, il faut aussi et souvent échanger des informations écrites.
Le monde de la reprographie sait pertinemment ce que communication veut dire. En témoignent les 200 milliards de copies effectuées chaque année en France soit, en moyenne, 4 % du chiffre d’affaires des entreprises. L’enjeu financier d’une telle prestation apparaît clairement.
Mais l’on ne doit pas s’arrêter à ce paramètre économique. Il est utile de se rappeler que l’enjeu est également l’image de marque des services généraux et une bonne qualité de communication. Les nouveaux outils, plus fiables et de qualité exceptionnelle de reproduction, que sont les copieurs numériques noirs et blancs ou couleurs sont là pour nous en convaincre.
Pour le responsable des services généraux, ces enjeux se traduiront en termes de fonctionnement : comment assurer la meilleure qualité de reprographie avec une contrainte forte de fiabilité du matériel, de rapidité d’exécution et de simplicité d’utilisation, le tout moyennant un coût le moins élevé possible ?
LES PRESTATIONS
Les professionnels du secteur reconnaissent quatre grands domaines :
La reproduction de documents
- Les copies noir et blanc et couleurs ;
- Les tirages de plan ;
- Les impressions numériques;
- Les imprimantes.
La gestion électronique de documents
- Les scanners ;
- L’archivage électronique ;
- La production de supports type CD Rom ou autres.
La conception graphique et l’infographie de documents
- Les publications assistées par ordinateur;
- L’offset ;
- Les images couleur ;
- Le traçage ;
- La mise en page ;
- La numérisation ;
- La digitalisation.
Le façonnage des documents
- Les finitions (brochage, assemblage, collage...).
Chacun de ces métiers peut s’exercer sous deux formes différentes :
En interne, par du personnel salarié de l’entreprise ou par du personnel d’un prestataire de service (facilities management).
À l’extérieur de l’entreprise, chez un prestataire de type magasin ou centre ou bien dans une société dont le cœur de métier est l’édition et la fabrication ou bien encore chez un prestataire spécialisé en reprographie qui opère à distance.
LA LÉGISLATION
Aucun responsable des services généraux ne doit ignorer la loi sur le copyright lorsqu’il parle de reprographie.
Tout écrit d'un auteur est protégé par la loi N° 57928 du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, modifiée par la loi n° 85660 du 03 juillet 1995. Les droits des auteurs s’étendent sur une période de 70 ans après le décès des ayants droits.
Un organisme a été créé en 1985 : le Centre français d’exploitation du droit de Copie (CFC), qui perçoit pour le compte des éditeurs des droits sur les copies d’œuvres protégées.
Il est donc conseillé de consulter le code de la Propriété Intellectuelle, la loi du 3 juillet 1995 et ses arrêtés de 1996 et 1997 ainsi que la loi du 03 janvier 1995, qui institue un régime de gestion collective obligatoire pour le droit de copie, s'agissant des professionnels qui effectuent des photocopies d'œuvres protégées par la loi.
Par photocopie, il faut entendre la reproduction à l'identique d'un document papier ou équivalent sur un support directement lisible et ce quel que soit le procédé pour y parvenir et quelle que soit la quantité obtenue.
LES MÉTHODES
Les différents types de matériels.
Le Syndicat National des Entreprises de Systèmes et Solutions d’Impression (SNESSI) opère une classification pour les copieurs noir et blanc.
Pour les copieurs couleurs, la segmentation est un peu différente puisque le traitement couleur ralentit l’impression et que l’on trouve sur le marché des copieurs couleurs allant de 6 à 9 copies par minutes pour un matériel en libre-service et jusqu’à 100 copies (maximum) pour les copieurs utilisés dans les ateliers.
Le copieur numérique est un vrai outil informatique, il est un des éléments de la chaîne graphique et permet aux utilisateurs d’envoyer leurs fichiers informatiques directement à l’impression depuis leur poste de travail informatique. Il peut devenir une machine multifonctions avec fax, scanner, imprimante, archivage électronique.
Complémentarité d’abord
La plupart des RSG gèrent depuis longtemps un parc de copieurs.
Ils doivent mesurer la complémentarité des différents services fournis et établir les
normes d’utilisation des :
- Copieurs de secrétariat.
- Copieurs en libre-service.
- Copieurs de haut volume en ateliers.
L’augmentation du volume de documents réalisés en reprographie est largement liée :
- Au développement des matériels (numérique, connectable, fax intégré, scanner intégré, couleur...).
- À la baisse des prix des équipements.
- À la qualité de la copie.
- À la souplesse des matériels utilisés.
• Atelier de reprographie : interne ou externe ?
Atelier intégré
Servir les besoins en reprographie et répondre aux besoins d’urgence, sous forme de libre-service, sont les deux préoccupations auxquelles répond l’atelier de reprographie intégré.
- Formule idéale selon les besoins, à 40 % en centre de reprographie et 60 % en libre-service.
- Possibilité de faire effectuer l’entretien du parc en libre-service par le reprographe intégré.
Avantages :
- Rapidité de traitement des demandes.
- Client en direct avec l’atelier, sans intermédiaire, ce qui permet d’adapter la qualité, les délais et le coût du service : meilleur rapport quantité/qualité/coût/ délai.
- Respect strict de la confidentialité de certains documents.
- Possibilités de moduler les horaires de travail pour s’adapter aux augmentations de volume sans augmenter exagérément les coûts.
- Coûts plus avantageux que la sous traitance (pas de TVA, pas de bénéfice).
- Rapidité de livraison.
- Pas de stocks “ sauvages ” dus aux délais externes.
Inconvénients :
- Difficultés à obtenir des investissements pour maintenir l’outil de production à la pointe de l’évolution technologique, mais la notion de service à la clientèle atténue ces difficultés.
- Structure fixe en cas de baisse de volume.
- Pas de sous-traitance pour des clients extérieurs à l’entreprise.
Atelier sous-traité et/ou externalisé
La prestation d’un reprographe ou d’un « facility manager » en copie peut être complémentaire ou remplacer une reprographie intégrée.
Avantages :
- Matériel de plus en plus spécialisé.
- Avancée technologique.
- Charges variables, en fonction des besoins.
- Facilité de surveillance/refacturations/ imputations.
- Disparition des besoins en équipements spécifiques.
- Absorption des crêtes.
- Disponibilités.
Inconvénients :
- Éloignement géographique.
- Quid de l’existant (personnel/ matériel) ?
- Disparition du confort et de la sécurité de l’intégration.
- Délai à prévoir pour les travaux urgents.
En implant (sous-traitance en interne)
Avantages :
- Prise en charge de l’exploitation.
- Prise en charge de l’entretien et de la maintenance.
- Prise en charge de la surveillance.
- Facilités de changement de matériel.
- Maintien du service de proximité.
Inconvénients :
- Quid de l’existant (personnel/ matériel)?
- Horaires d’ouverture et notions d’urgence,
- Disparition des contrôles d’objectif de réduction des travaux.
En externe (sous-traitance externe)
Avantages :
- Contrat négocié à l’année et éventuellement modulable selon les quantités.
- Obligation de résultats du prestataire de service.
- Facilité de surveillance.
- Disparition des besoins en équipements spécifiques, maîtrise d’œuvre maintenue aux services généraux (contrôles des besoins, qualité...).
Inconvénients :
- Disparition du service de proximité.
- Quid de l’existant (personnel / matériel) ?
Étudier avant de choisir
Le choix du matériel ne peut se faire qu’après une étude sur l’existant et le besoin réel :
- Nombre de copies/mois par appareil (mesure du volume).
- Nombre de personnes dans l’entreprise.
- Mesure du type de production par service.
À ce stade, il peut être pertinent de lancer une enquête sur les documents : format, nombre, besoins en reliure...
- Étude d’implantation : où se situent les services ayant le plus besoin de reprographie et sur combien de niveaux ?
- Vitesse de reproduction, niveau des options.
De cette étude vont se dégager un certain nombre de faits qu’il conviendra de croiser avec :
- L’étude d’implantation des copieurs en
libre-service.
- L’étude de pertinence d’un centre de reprographie intégré.
- La faisabilité financière et technique du projet.
- L’étude des besoins en matériels annexes (copieur couleur, tirage de plans, matériel de brochage et de reliure...).
Avant même de rencontrer les fournisseurs, il convient d’avoir un panorama précis de la situation et des besoins.
Structure de l’appel d’offres
Traduit en termes d’existant et de besoins,
l’appel d’offres reprendra tous les points du « choix de matériel » ci-dessus. Il intégrera en outre les notions suivantes :
- Historique du parc existant (année, volume moyen de copies depuis l’origine...).
- Désir ou non de reprise de ce matériel par l’entreprise qui sera retenue.
- Choix d’une formule de financement (achat/location/crédit-bail).
- Volume de reproduction.
L’appel d’offres définira les points suivants :
- Structure du parc envisagé, y compris fonctionnalité du matériel.
- Montant de la maintenance.
- Engagement d’un service SAV minimum (quel délai de réponse ?).
- Montant des consommables (le cas échéant ou intégration dans le service rendu).
- Conditions d’installation.
- Transfert de machines.
- Notion de volume minimum pour un parc donné ou notion de volume minimum par matériel.
- Formation des utilisateurs.
- Statistiques mensuelles de consommation.
- Conditions d’envoi des relevés compteurs.
- Conditions de facturation et de règlement.
- Cas de pannes graves et conditions de remplacement.
- Cas des déménagements et mouvements de matériel.
- Responsabilité de l’entreprise retenue.
- Responsabilité du client.
- Choix d’un constructeur ou d’un revendeur? (porter une grande attention au service après-vente).
Analyse des besoins
L’étape qui consiste à recueillir les besoins auprès des utilisateurs doit souvent passer par l’intermédiaire de la hiérarchie. Celle-ci peut avoir des exigences d’organisation.
De plus, elle sera mieux à même de comprendre les économies éventuelles réalisables grâce à la mise en place de certains matériels.
Il est recommandé à ce stade de préparer méthodiquement les entretiens en ayant au préalable examiné l’ensemble des points suivants :
Copieurs de proximité
- Connaître les configurations actuelles, options et volumes rapportés aux capacités des matériels, coûts de copies et types de contrat (matériel acheté, loué, recyclé, neuf, etc.).
- Communiquer les coûts de copies par rapport aux objectifs (coût moyen à atteindre et conséquences).
- Obtenir du service après-vente le cahier des interventions sur le matériel et les raisons des dépannages (attention, la perception des pannes par l’utilisateur est toujours démesurée). Mettre en lumière les arrêts machine dus aux mauvaises conditions d’utilisation (actions de formation à développer) ainsi que les crêtes d’utilisation, surtout si des volumes importants sont habituellement réalisés sur une période courte.
Copieurs en libre-service
- Il importe de connaître les implantations actuelles et les éventuelles possibilités d’installations de matériels en libre-service.
- Montrer aux utilisateurs les capacités supérieures de matériels dimensionnés aux besoins de plusieurs utilisateurs ou services (options possibles et codes ou cartes d’utilisateurs).
Atelier de reprographie
- Détenir les statistiques d’utilisation de l’atelier (copies N/B, copies couleurs, transparents, etc.).
- Récupérer les factures des photocopies réalisées à l’extérieur. Se faire expliquer les raisons de cette sous-traitance.
Expliquer les avantages d’un atelier de reprographie et les différents travaux qui peuvent y être réalisés (établir un tableau comparatif). Le client découvre souvent qu’il peut disposer de prestations aussi larges en interne
Publication assistée par ordinateur (PAO)
- Recenser les logiciels de PAO utilisés par les services de l’entreprise.
- Connaître le niveau de technicité des personnes chargées d’utiliser ces logiciels, étant entendu que si toute personne peut, après formation, utiliser un logiciel de mise en page, il n’en demeure pas moins qu’elle ne sera pas encore une technicienne des arts graphiques.
- Agréger les compétences techniques du personnel en charge du matériel numérique et assurer le client de la complémentarité des compétences : le client réalise un document (maquette) et les services généraux assurent la mise en page et l’exécution sur le matériel dont ils disposent.
Le juste à temps
Un certain nombre d’imprimés administratifs peuvent aujourd’hui être réalisés et fournis à la demande, même si cela oblige à les adapter quelque peu. Une imprimante numérique en atelier, conduite par un opérateur spécialisé en PAO, est à même de réaliser des économies d’échelles importantes pour l’entreprise.
Il importe donc de :
- Recenser avec le client les imprimés administratifs N/B, de préférence A4, pouvant être exécutés à la demande sur le matériel numérique.
- Faire valoir l’intérêt de cette démarche pour l’entreprise (pas de stockage, pas de distribution, une seule version du document).
Les procédures de l’entreprise et la communication de l’activité de la reprographie
Dès lors qu’un prestataire « travaille pour un client », il y a référence à des normes, même si celles-ci ne sont pas obligatoirement écrites.
Le bon de photocopie, remis à l’opérateur de l’atelier, consignant de manière détaillée le travail demandé est en lui-même une procédure.
Aujourd’hui, la production devenant beaucoup plus numérique, il est usuel de trouver des bons de travail électroniques qui permettent aux utilisateurs de connaître le coût de leurs travaux dès lors qu’ils s’adressent à l’atelier.
Dans tous les cas de figure, il est recommandé de publier, quelle qu’en soit la forme, la liste des activités qui constituent « l’offre commerciale » de l’atelier et le coût de ses activités, même si dans l’entreprise, il n’y a pas « facturation» ou « imputation». Cette communication est saine : elle vise d’une part à valoriser la prestation et d’autre part à éveiller la conscience des utilisateurs sur le coût de leur demande en regard de l’intérêt de la copie.
Consultez le département informatique
Un copieur numérique connecté au réseau de l’entreprise est un outil informatique.
Il est donc important que le département informatique soit consulté, en amont, avant l’appel d’offre pour le descriptif technique et avant la mise en place puisque les adresses des copieurs peuvent changer et, surtout parce que les drivers qui permettent aux ordinateurs de fonctionner en duo avec le copieur numérique doivent être installés. Pour information, il faut 5 minutes pour installer un driver (par poste).
LE DÉVELOPPEMENT DURABLE
Un effort important est réalisé dans la profession pour accompagner le développement durable.
La marque « imprim’vert » est désormais la gestion Nationale avec un cahier des charges unique .
Les critères à respecter :
- Faire éliminer de façon conforme à la réglementation un certain nombre de déchets ( notamment, les chiffons souillés, les cartouches jet d’encre et toner, les boîtes d’encre, les DEE).
- Sécuriser le stockage des liquides neufs dangereux et des liquides en cours d’utilisation ou non .
- Ne pas utiliser de produits étiquetés « toxiques ».
DEE= déchets électriques et électroniques
Recommandation :
Pour les entreprises disposant d’un comptoir d’accueil du public ,il leur est demandé la mise en place d’une action de sensibilisation environnementale.
Eco-contribution :
La loi de finances pour 2008 élargit le périmètre des imprimés soumis à l’éco-contribution.
A compter du 1er juillet 2008, les donneurs d’ordres qui émettent ou font émettre des imprimés papiers, y compris à titre gratuit, à destination des utilisateurs finaux, doivent adhérer à un organisme agréé ( EcoFolio)auprès duquel ils versent une contribution financière dont le tarif 2008 a été fixé à 35 € HT par tonne ( au titre des imprimés distribués ou mis à disposition en 2007).(www.ecofolio.fr)
Recommandations pour imprimer moins et donc de gagner plus :
- Installer du recto / verso par défaut.
- Impression de plusieurs pages sur une Identification de l’utilisateur par lecteur de badge.
- Logiciels permettant un accounting complet par service ou par personne.
- Produits nouvelle génération intégrant des capacités pratiques (impressions standard en noir et blanc, recto verso en série).
Repères
Les objectifs semestriels ou annuels des prestataires n’étant pas toujours atteints, les commerciaux peuvent avoir reçu des consignes de placements de telle ou telle machine (souvent les nouvelles générations). Attention :
• Ne pas se laisser allécher par des rabais quelquefois disproportionnés.
• Ne pas se laisser séduire par une machine qui traite des volumes plus importants que les besoins sous prétexte du « qui peut le plus peut le moins » : la facture serait plus lourde pour rien.
• Ne pas acheter un matériel de niveau inférieur sous prétexte que la rapidité de
fonctionnement n’est pas essentielle : la machine « fatiguerait » plus rapidement et les pannes à répétitions surviendraient.
• Ne jamais accepter les contrats de leasing des fournisseurs de reprographie sans en avoir vérifié au préalable l’intérêt économique auprès d’un autre organisme de crédit.
• Refuser les opérations dites « en empilage » (cascading), qui additionnent d’une part des loyers financiers courant sur l’ancien copieur et d’autre part les loyers financiers de la nouvelle machine. Cette procédure, si l’on y prend garde, crée « une rente à vie» au fournisseur.
• Financer les matériels sur trois ans de préférence. Ne pas se laisser entraîner sur quatre ou cinq ans sous prétexte que les loyers mensuels sont plus faibles. Trois ans correspondent à la durée de vie moyenne d’un copieur (durée effective et technologique).
• Demander à essayer (moyennant un loyer gratuit) le matériel pendant une semaine.
• Attention aux contrats de maintenance qui sont souvent le moyen de rémunération le plus important du fournisseur.
• Négocier le prix des accessoires des copieurs au départ du contrat, que l’achat se réalise dans quelques mois ou pas du tout.
• Prendre garde aux contrats de maintenance avec forfait ou minimum. Penser à négocier la modification du forfait dans les cas où celui-ci ne serait pas atteint.
• L’encre noire et les agrafes des copieurs noirs et blancs sont en principe gratuites dans les contrats de maintenance
• Penser à négocier le coût de l’encre couleur avec l’achat du copieur.
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