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Activité Audiovisuel & multimédia


TENDANCE

En 2014 les outils de la communication audiovisuelle dans les entreprises continuent à se transformer rapidement, tirés, à la fois par l’évolution continuelle des technologies disponibles, et parallèlement par l’évolution des Smartphones de grande taille et les diverses tablettes de la génération iPad.
Chaque appareil audio vidéo devenant un terminal IP, a permis de gérer la diffusion des contenus (une présentation ppt peut être diffusée simultanément sur x projecteurs et/ou écrans plats, sur un ou plusieurs sites distants) ; le monitoring des équipements permet d’en assurer la gestion centralisée de la maintenance ( mise à jour des logiciels des codecs, contrôle de la durée de vie des lampes des videoprojecteurs, mise hors ou sous tension programmée,….) ,et la sécurité ( contrôle de présence des équipements ).
L’offre de bande passante, l’interopérabilités des divers outils, les vertus de la communication unifiée et de la mobilité : « n’importe quel terminal, n’importe où, n’importe quand », multiplient les potentiels de communication et les pratiques.
Les interfaces tactiles pour la prise en main centralisée des divers équipements d’une salle offrent une nouvelle ergonomie. La tablette est rapidement devenue une interface standard permettant de valoriser les automates de gestion de salle.
De la salle de réunion traditionnelle où la diffusion était assurée par un videoprojecteur ou un écran LCD, interconnectée ou pas à d’autres salles via un simple codec SD, on peut établir une liaison avec des sites distants et avec en simultané des intervenants nomades via leur iPhone, iPade, PC …
La sophistication de la gestion des équipements de réunion devient la règle et les entreprises sont confrontées à de nouvelles demandes et contraintes, du fait de la multiplication et de l’hétérogénéité des terminaux : des équipements audio video traditionnels, PC, phone …
Car nous entrons dans le monde Post PC où le cloud computing devient la mode.

Dorénavant il faut organiser une réunion impliquant :

    • plusieurs salles,
    • sur plusieurs sites,
    • en s’assurant de la disponibilité de chacune d’elle,
    • ainsi que des équipements disponibles et fonctionnels (compatibles) dans les salles concernées,
    • et pour l’interconnexion, de la nature des codecs et de leur interopérabilité.

Et en s’assurant également de la diffusion de l’information aux participants, via leur messagerie, et sur les lieux de réunion (hall d’accueil du bâtiment, porte de la salle de réunion concernée …), d’où une nouvelle convergence entre l’équipement des salles, la visioconférence et l’affichage dynamique.

Un nouveau contexte qui a vu l’apparition d’un nouveau besoin de service externe pour la prise en charge de ces multiples besoins : la vidéo-conciergerie( la gestion des moyens de réunion).

ACTIVITÉ

Les moyens de présentation aux clients des entreprises, à la presse économique et aux actionnaires, sous l’influence des progrès des professionnels, ne cessent de croître et les prix ne cessent de diminuer.
Chacun a en mémoire des présentations qui se sont mal déroulées parce que le matériel était inadapté, mal installé, voire défaillant.
Pour celui qui entre pour la première fois dans l’univers de l’audiovisuel d’entreprise, il y a lieu d’être effrayé par la sophistication des moyens actuels et par les avancées technologiques incessantes rendant les matériels obsolètes dès leur sortie sur le marché. La palette de choix des matériels impressionne également.
Il convient de prendre en compte tous les paramètres de l’organisation d’une salle de réunion : architecture intérieure, décoration, acoustique, éclairage, son, image, technique, informatique, ventilation et mobilier.
Les entreprises attachent souvent peu d’importance à cette fonction capitale qu’est l’audiovisuel. De sa parfaite exécution dépend pourtant l’image de l’entreprise sa productivité et la satisfaction de ses clients.

Les salles de réunion

Les entreprises utilisent différents types de salles de réunion

  • Salle de réunion classique : utilisée pour recevoir entre 4/6 et plus de 20 personnes. Elle peut servir selon les cas de salle de réunion autour d’une table, de salle de formation ouverte, de salle de visioconférence face à un matériel adéquat, de salle de présentation client.
  • Auditorium ou salle cinéma : bénéficiant d’une régie technique comme une salle de cinéma avec des sièges confortables (avec ou sans tablette d’écriture) situés en face d’une scène, d’un écran ou d’un espace de présentation pour un ou des conférenciers. Ce type de salle est utilisé pour la présentation de nouveaux produits, les conventions, les assemblées générales d’actionnaires, la présentation des comptes à la presse économique.
  • Salle polyvalente modulable : salle ou ensemble de plusieurs salles pouvant être regroupées en une seule très grande qui peuvent à la fois servir de salle de réunion ou de réception.
  • Salles de courtoisie : pièces de dimensions plus modestes consacrées à la réunion, le plus souvent sans matériel audiovisuel, qui servent à la fois de mini-salle de réunion ou de salle de travail individuelle afin de s’isoler hors des openspace.
  • « Lounge » : on assiste à la multiplication des salons d’attente ou « lounge » équipés d’écrans permettant la diffusion soit d’un message « corporate », soit d’animations publicitaires ou des « news »

Les hall d’accueil et zones de circulation se garnissent également de systèmes de diffusion d’image alliant créativité esthétique et performance technologiques.
S’agissant de l’espace « du premier contact » la qualité de leur équipement par ses aspects d’esthétique, de visibilité, de nouveauté technologique est primordial.

LEGISLATION

Avant de débuter une opération de mise en œuvre de salle de réunion, il faut prendre connaissance des articles de loi contenus dans le code du Travail.

Circulaire du 14 avril 1995

Ce texte rappelle les dispositions auxquelles sont soumis les chefs d’établissements pour les locaux existants :

    • Répartition des dégagements qui doivent toujours être libres et disposés de manière à éviter les culs-de-sac.
    • Ouverture des portes dans le sens de la sortie dès lors que l’effectif peut être supérieur à 50 personnes.
    • Ouverture des portes de l’intérieur par une manœuvre simple et sans clef.
    • Dispositions relatives à la signalisation des sorties.
    • L’éclairage des salles de réunion doit être d’au moins 400 à 500 Lux.
    • Lorsqu’une salle est configurée pour 20 personnes, elle doit disposer de deux accès situés à l’opposé l’un de l’autre.
    • Les salles de réunion sont des lieux affectés à l’usage commun dans lesquels s’applique la loi sur l’interdiction du tabac.
    • La ventilation des salles doit garantir le maintien des températures de confort et la qualité d’air quel que soit le taux d’occupation (débit minimal par personne 18m3/h).

PRESTATIONS

Salle de réunion

Elle doit être en « plein jour » de préférence. Les fenêtres seront équipées de stores ou mieux de rideaux opaques. L’éclairage sera de type filament ou basse tension mais modulable. Pas de tubes néon. L’écran mural électrique ou manuel sera mat. Le mobilier doit être modulaire et simple à déplacer. La moquette avec un traitement antistatique, pour des raisons acoustiques, sera préférée aux autres revêtements ou carrelage.

Salle polyvalente

Quelle que soit sa capacité, privilégiez une hauteur minimum de 4,50 m.
La climatisation doit être efficace et silencieuse.

Écran

L’écran de projection pourra être fixe ou motorisé.
Sa taille sera fonction du recul et de la hauteur sous plafond. Pour une personne mesurant 1,30 m assise, il conviendra de fixer la base de l’écran à ce niveau au-dessus, sauf si la salle comporte des gradins.
Exemple 1 : Salle de 6 m de longueur par 5 m de largeur sur 3 m de hauteur : écran 200 x 150.
Exemple 2: Salle de 10 m de longueur par 5 m de largeur sur 3,70 m de hauteur : écran 300 x 225.
Pour être homogène avec le format des écran d’affichage, c’est la projection d’une image en 16/9 qui s’impose au détriment du 4/3

Éclairage

Dans la zone «intervenants», l’éclairage de type filament, led ou basse tension, non modulable est très important.
Il devra être composé d’un ensemble de projecteurs basse tension permettant un réglage précis afin d’éviter un reflet sur l’écran de projection, tout en éclairant efficacement les intervenants.
Le public sera éclairé par des projecteurs basse tension orientables, permettant la prise de notes.
L’allumage se fera en plusieurs zones et sera piloté par des gradateurs professionnels équipés de systèmes antiparasites.

Automatisation de la salle

Il est parfois très intéressant d’automatiser la salle en installant un système de commande programmable permettant de regrouper sur un ecran tactile le pilotage des différentes fonctions:

    • Les stores d’occultation.
    • La montée et la descente d’écran.
    • L’allumage et l’extinction des appareils.
    • La sélection des séquences de sources à diffuser.
    • Le niveau sonore.
    • La visioconférence
    • Et plus généralement des scenarii de réunions pré formatées
    • Etc.

Ainsi l’intervenant peut, à partir d’une simple touche, fermer les rideaux, baisser la lumière et projeter son document. Les points de pilotage peuvent être multiples : régie technique, pupitre orateur, interrupteurs muraux pour personnel de nettoyage, local sécurité en cas d’incident…

Interprétation simultanée

Si la salle accueille régulièrement un public ou des intervenants étrangers, envisagez d’équiper la salle d’un système d’interprétation simultanée en deux ou trois langues pour la traduction en direct des interventions.
Étudiez cependant attentivement la différence de coût entre un investissement en matériel et une prestation technique ponctuelle.
Pour une utilisation inférieure à un mois, inutile d’investir.
Prévoyez seulement :

    • Un pré-câblage à émetteur infrarouge dans la salle.
    • Une infrastructure d’accueil des interprètes et des cabines normalisées (2,40 m x 1,60 m) avec un pré-câblage audio et éventuellement vidéo si les interprètes n’ont pas de vue sur la scène.

METHODES

MICROS ET SONORISATION
Sonorisation multi zones
    • Zone écran deux enceintes qui serviront à la diffusion des supports enregistrés.
    • Zone intervenant qui pourra être modulée en permanence pour éviter les accrochages et les effets Larsen.
    • Zone salle, une enceinte ou plusieurs, dont le volume sera ajusté pour permettre l’utilisation de micros baladeurs pour les intervenants situés dans la salle.
Acoustique de la salle

L’acoustique est un élément déterminant pour la sonorisation. Le son ne devra être, ni trop fort, ni réverbérant, ni assourdi.
Pour cela il faut éviter les surfaces parallèles réfléchissantes.

    • Si le plafond est dur, mettre une moquette épaisse au sol.
    • Si les surfaces vitrées sont importantes mettre des rideaux épais (400 g par m2).
Correction acoustique

Si la salle présente des problèmes acoustiques il est possible d’utiliser un équaliseur afin d’atténuer les défauts ou plutôt un processeur anti-larsen faisant également équaliseur.

Prises de son
    • Prises micro type XLR seront réparties judicieusement dans la salle.
    • Microphones de type électret, plus discrets et très efficace, pour les tables et tribunes.
    • Micros HF (sans fil) indispensables en utilisation baladeur, du fait de leur mobilité.
    • Prévoir en secours des micros dynamiques main de qualité avec des bonnettes.
    • La qualité d’un micro HF, main ou cravate, dépend à la fois du micro, de sa capsule, de l’électronique qui traite le signal et de la fréquence qui transporte le signal. Les micros multifréquences permettent de choisir entre 16, 64, 1280 voir 1440 fréquences différentes, avec un certain nombre de fréquences mémorisables et que l’on peut rappeler immédiatement.
    • Le choix de la fréquence de transmission est primordial (généralement entre 600 et 1.200 MHz). La fréquence choisie dépendra des autres équipements radio installés à proximité.
    • Certains systèmes récents de transmission sans fil (sur fréquence 2,4 GHz par exemple) fonctionnent avec une modulation numérique et non plus avec une modulation de fréquence, qui était privilégiée jusqu’alors. Ces systèmes contribuent à limiter les risques de production de « trous HF » et posent moins de problème au niveau du choix des fréquences utilisables simultanément. (attention à la nouvelle réglementation effective depuis décembre 2011 interdisant l’utilisation des micros sans fil dans la bande de fréquence UHF de 790 MHz à 862 MHz)
    • La table de mixage sera choisie en fonction du nombre de sources utilisées (micros, magnétophones, magnétoscopes, CD…) et du nombre de sortie (enregistrement, amplificateur multizones…).
Gestion automatisée des micros « type système de conférence »

Deux solutions simples et efficaces :

    • Un ensemble de micros reliés en série soit à une sonorisation, soit à un enregistreur, chaque intervenant agit, alors, sur un bouton-pressoir pour prendre la parole. Ce système possède une priorité « Président » et permet de limiter le nombre d’intervenants simultanés.
    • Ou bien un système similaire mais totalement automatisé. Chaque microphone est relié directement à une centrale qui ouvre le micro dès que l’intervenant parle et le ferme dès qu’il cesse de parler.

Pour les salles où le matériel n’est pas installé de manière permanente, un système de conférence avec des micros sans fils est une option intéressante, mais avec un budget qui peut devenir conséquent, surtout avec l’option.

Cabine technique

Une climatisation efficace et silencieuse est nécessaire Attention, les appareils électroniques ont tendance à chauffer. Les équipements peuvent être disposés dans des racks pour les sources, le patch de connections, les amplificateurs et correcteurs.

Matériel technique source audio
    • Lecteur CD/DVD/Blu-Ray pouvant lire les CD audio ainsi que des supports vidéo comme les disques DVD ou Blu-Ray. S’assurer que le lecteur lit correctement les CD-R et/ou CD-RW (Disques enregistrables ou ré-enregistrables). Un test avant diffusion est fortement recommandé.
    • L’enregistrement des conférences ou des interventions peut s’effectuer sur des supports numériques.
    • On distingue les enregistreurs sur disques durs de ceux qui utilisent des supports à mémoire Flash (Format Compact Flash, SD ou memory Stick). Prendre soin au choix du format d’enregistrement : WAV (non compressé, de haute qualité) ou MP3 (compressé, mais de moins bonne qualité). Noter que le format MP3 est maintenant très largement répandu sur tous les lecteurs professionnels, baladeurs grand public, tablettes et smartophones.
Matériel technique source d’images

L’utilisation d’ordinateurs oblige le responsable de salle à prévoir une infrastructure d’accueil comprenant:

    • Un vidéoprojecteur ou un écran plat compatible avec les hautes résolutions des écrans de PC et des lecteurs vidéo.
    • Une connectiques pour PC, et Mac pouvant passer des signaux analogiques (prise VGA) ou numériques (prises DVI ou HDMI). Prévoir suffisamment de longueur de câbles pour permette au conférencier de se placer à différents endroits.
    • Un commutateur de sources vidéo. Il permet de passer rapidement de l’ordinateur d’un présentateur à un autre, sans avoir à retirer et rebrancher les câbles. Prendre soin à la cohérence des résolutions d’écran des présentateurs et des capacités du vidéo-projecteur (La résolution la plus courante est 1920 x 1080 pixels).
    • Pré-câblage audio car, les présentations multimédias disposent de plus en plus souvent d’une sortie audio. Tous les PC des présentateurs disposent d’une sortie mini-jack stéréo. Utiliser des câbles blindés pour éviter d’entendre des ronflements parasites.
VIDEO
Les standards
  • Le signal composite
    Un signal vidéo est dit composite lorsqu’il contient l’ensemble des informations utiles.
    Certains supports à bandes délivrent encore un signal Secam, PAL ou NTSC, mais ils sont de plus en plus rares. Certaines passerelles permettent de passer d’un standard à un autre : transcodeurs, codeurs, décodeurs et matriceurs.
  • Le signal numérique
    Un signal numérique s’obtient après échantillonnage et quantification de chaque niveau de tension des signaux analogiques luminance et chrominance par une valeur numérique codée en binaire.
    Limité longtemps au domaine professionnel pour l’enregistrement et la transmission, le signal numérique est désormais courant dans l’entreprise et chez le grand public.
  • Avantages
    • Meilleure qualité d’enregistrement.
    • Pas de risque de « drop out » (trous d’informations).
    • Pas de perte de qualité après plusieurs copies (générations).
    • Possibilité d’être compressé donc augmentation du débit de transmission et de quantité d’informations transmises.
    • Mariage de l’informatique et de l’image vidéo.
  • Inconvénients
    • Multiplicité des formats au niveau de l’image (Mpeg 2 ou Mpeg 4), comme du son (PCM non compressé, AC-3 plus connu sous le nom de Dolby Digital, DTS, MP3, etc…)
Formats et lecteurs à bandes

Les cassettes Betacam et Betacam SP ont longtemps fait office de supports universels d’échanges de programmes vidéo professionnels. La Haute Définition a entraîné l’arrivée du standards de cassettes, HD-Cam SR de Sony. Ces standards sont encore utilisés dans le secteur du « Broadcast », mais de moins en moins dans le secteur institutionnel en raison du coût trop élevé des matériels et des consommables. Noter que beaucoup d’entreprises, qui possèdent parfois d’importantes archives audio-visuelles sur cassettes Betacam, confient à des sociétés spécialisées le soin de les numériser sur formats DVD, Blu-Ray ou directement en fichiers informatiques.

Le format DVD

Les supports disque de 12 cm (DVD ou Blu-Ray) ont définitivement remplacé les cassettes VHS, DV Cam, DVC Pro et HD Cam.Le DVD demeure un format très courant, d’une capacité de 4,7 Go, pour les disques simple couche, 9,4 Go pour les doubles couches. L’image est encodée au format Mpeg 2 et le son peut être diffusé en stéréo ou en multicanaux (5.1). Les disques et lecteurs DVD sont répartis en 6 zones géographiques : un disque zone 2 (Europe-Japon) ne peut pas être lu sur un appareil de zone 1 (USA Canada) et réciproquement. Il ne peut enregistrer ou reproduire des vidéos qu’en résolution standard (720×576).

Le format Blu-Ray

L’image Haute Définition (Les disques Blu-Ray allant jusqu’à 1920 x 1080 pixels) asont lus, comme leur nom l’indique, par une diode laser bleue qui permet d’enregistrer davantage de données par unité de surface. Il en résulte une capacité de stockage pouvant aller jusqu’à 50 Go par face, autorisant des débits de données plus importants (30 Mo/s au lieu de 10 Mo/s au maximum avec un DVD). Les images sont encodées au format Mpeg-2, Mpeg-4 ou VC-1 (de Microsoft). Le son peut être stéréo ou multicanaux (Dolby ou DTS), mais de meilleure qualité, avec un débit jusqu’à 5 fois supérieur de celui d’un DVD. Tout comme pour le DVD, les supports Blu-Ray ne sont pas compatibles d’une région du monde à l’autre. La France appartient à la Région B (Europe, Afrique, Australie), la région A, couvrant principalement le continent américain, une partie de l’Asie du sud-est et de l’Océanie et la région C, le bloc russe et eurasien, l’Inde et l’Asie. Noter que le Blu-Ray permet également de diffuser des films en 3D et que les lecteurs Blu-Ray sont rétro-compatibles, c’est à dire qu’ils peuvent lire tous les supports DVD.

Les lecteurs multimédia

Les supports physiques de l’image et du son ont cependant tendance à disparaître au profit du format fichier informatique. Il est possible de les lire depuis un PC ou un Mac, ou bien directement depuis un boîtier multimédia, qui se relie d’un coté à un support informatique (disque dur branché en direct via une prise USB, ou bien en réseau, via un connecteur Ethernet) et de l’autre à un téléviseur ou un projecteur. D’un prix très modique, ces boîtiers sont équipés de télécommandes semblables à celles d’un lecteur DVD, et peuvent décoder de nombreux standards différents (AVI, MOV, MKV, DIVX, etc…), y compris en Haute Définition.

Ecrans plats

Les écrans plats vidéo ont définitivement remplacé les tubes cathodiques chez les professionnels et le grand public. Ils utilisent principalement le procédé LCD, identique à celui des moniteurs informatiques. Pour un meilleur rendu, Samsung a amélioré ce procédé par un rétro-éclairage par LED. Le procédé plasma, moins gourmand et énergie et mieux adapté aux écrans de grande dimension (plus de 50 pouces de diagonale) demeure très minoritaire et est en voie de disparition.
Les fonctionnalités de tactilisation sont de plus en plus présentes dans les espaces d’accueil.

Vidéo projection
  • Trois procédés concurrents se disputent aujourd’hui ce secteur. Ils utilisent tous une lampe unique blanche dont la lumière traverse ou se réfléchit sur une ou plusieurs matrices. On distingue ainsi les matrices LCD (principalement fabriquées par Epson), les matrices DLP (fabriquées par Texas Instruments) et les matrices D-ILA (mises au point par JVC et Sony). Elles sont toutes compatibles avec les hautes résolutions des écrans de PC et des lecteurs vidéo.
  • Les plus petits modèles sont légers et pratiques, sans réglage particulier (la mise en œuvre se réalise en quelques secondes), avec une taille d’image de 1,5 m de base à 3,50 m.

Les modèles fixes ou transportables sont très puissants (pouvant aller jusqu’à 42 000 lumens), ils projettent des images de 8 à 15 m de base. Certains peuvent être connectés au réseau informatique pour être gérés à distance ou pour projeter un document qui se trouve sur le réseau. Les niveaux de luminosité disponibles sur le marché permettent des diffusions en environnement naturellement très lumineux.

L’accroissement de la taille des écrans à prix constant ouvre de nouvelles perspectives aux industriels de la télévision qui visent directement le marché des salles de réunions où trône généralement un vidéo projecteur utilisé pour des présentations powerpoint. Samsung, par exemple, possède une gamme d’écrans dédié à ce marché d’une diagonale allant de 32 à 75 pouces. Très rapide à mettre en œuvre, pas besoin d’attendre que la lampe chauffe,moins bruyant, affiche une image très claire et lumineuse et ne nécessite pas de faire l’obscurité dans la salle. L’ajout d’un cadre spécial rend l’écran tactile autorisant des interventions sur l’image, à l’aide d’un doigt ou d’un stylet.

Se développe aussi des écrans conçus pour fonctionner à l’extérieur. Ils sont généralement dotés d’un verre anti-vandalisme, qui filtre les rayons ultra violets .

DÉVELOPPEMENT DURABLE

Les entreprises ouvertes à l’international comme maintenant au national, investissent et mettent en place des systèmes de visioconférence et de téléprésence qui se traduisent par une réduction des frais de déplacement et donc d’une diminution non négligeable des gaz à effet de serre.
41 % des entreprises qui utilisent la vidéoconférence et la téléprésence au travail soit 59 % des sociétés invoquent la possibilité de travailler à distance avec des clients et partenaires comme principale raison motivant leur usage grandissant de ces outils.
Autre particularité, la migration des systèmes analogiques vers des solutions de vidéo sur IP permet d’augmenter les performances techniques (notamment la qualité de l’image) tout en réalisant des économies sur les moyens humains.
Les systèmes d’audioconférence permettent « d’économiser » des trajets de personnel sur le territoire et de ce fait de diminuer sensiblement les gaz à effet de serre.
Signe du temps, les professionnels du voyage d’affaires s’associent avec des professionnels de la communication pour proposer à leurs clients des salles de réunion réparties dans le monde ainsi que des studios de visioconférence et de télé-présence.

ANNEXE

COÛT DU MATÉRIEL D’AUDIO ET VISIOCONFÉRENCE
(coût moyen ht) Location Achat
Audioconférence
Système POLYCOM : soundstation avec 2 écrans (8 personnes) 50 à 120 €/jour
Visioconférence
Type POLYCOM HDX 5 à 15€/ jour
Location d’un technicien 600 à 1200 €/jour
Achat d’un écran plasma 300 à 400 €

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