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Activité Economat & Fournitures Bureau


ACTIVITÉ

L’offre des fournituristes s’est très largement étendue, depuis «les gommes et les crayons», allant même jusqu’à déborder sur des articles plus spécifiques (et plus coûteux) touchant aux domaines de la bureautique, de l’audiovisuel, voire du mobilier. Ainsi, l’enjeu financier devient très significatif dès lors que l’entreprise accepte la présence du catalogue du fournisseur en accès direct dans ses départements.

Le commerce électronique entre entreprises, business to business (BtoB), est le nom donné à l’ensemble d’architectures techniques et logicielles permettant de mettre en relation des entreprises, dans un cadre de relations clients/fournisseurs. 

Ceci se fait notamment au travers du site web de l’entreprise étendue, ou extranet. L’intranet de l’entreprise est connecté aux intranets des fournisseurs, des sous-traitants, des clients, des distributeurs et des partenaires.

PRESTATIONS

Il existe six grands circuits de distribution :

Vépécistes (Vente Par Correspondance)

- Ils éditent d’imposants catalogues envoyés régulièrement aux sociétés et principalement aux très nombreuses PME-PMI, regroupant des milliers de produits en regard desquels sont affichés des prix non négociables (sauf quantité très importante).

- Les commandes se font par téléphone ou par e-mail pour des livraisons en 24 ou 48 heures.

- Les plus importants : JM Bruneau, Staples Direct (JPG), Viking Direct (filiale VPC d’Office Dépôt n°1 mondial des fournituristes).

Cataloguistes avec représentants

Les plus connus sont Office dépôt (qui a intégré Guilbert dans son groupe), Lyreco, Dactyl Buro, Alter Buro, Hyperburo, Carpentras sign (qui a intégré RP diffusion), Buro+(repris par Advéo du groupe Spicers) et Buro club solidement implantés sur le territoire national.

Comme leurs concurrents, ils éditent d’imposants catalogues, mais les prix n’y sont pas mentionnés. C’est le représentant qui vient vous remettre le tarif au moment de sa visite. Ce tarif est fonction de l’importance de la société et du chiffre d’affaires réalisé avec elle.

Magasins de proximité affiliés à un groupement d’achat

Les groupements d’achat : Buro+, Plein Ciel et Calipage (du groupe anglais Spicers) ou Majuscule affichent un nombre plus ou moins important d’adhérents.

Les magasins sont des petits fournituristes qui profitent de la puissance d’achat de leur groupement pour proposer à leurs clients un vaste choix de produits à des prix concurrentiels.

Dans la pratique, chaque groupement édite un catalogue dans lequel il n’est fait mention d’aucun prix. La négociation de ceux-ci se fera par l’acheteur.

Fournituristes indépendants

Ils s’approvisionnent chez des grossistes et profitent donc de leur puissance d’achat et des prix négociés par eux avec les fabricants.

Mais contrairement au groupement d’achat, le nom du grossiste du fournituriste indépendant n’est jamais mis en avant, même si celui-ci peut parfois « emprunter » au grossiste certains catalogues où les prix ne sont jamais mentionnés.

Grandes surfaces 

- Elles sont de plus en plus  nombreuses en France, et très développées aux Etats-Unis.

Dans l’Hexagone, Metro-Bureau (d’origine allemande), Office Dépôt (qui compte 46 000 collaborateurs dans le monde), Top Office (filiale d’Auchan), Bureau Vallée et Hyper Buro sont les principaux acteurs de cette catégorie.

- Le principe de vente est le prix le plus bas avec la possibilité de choisir les articles en rayon.

Fourniture de bureau à prix discount 

Le discount investit aujourd’hui le marché des fournitures de bureau et des consommables. Bureau avenue ou Direct fourniture sont les précurseurs dans ce domaine.

LÉGISLATION

L’achat de fournitures de bureau est typique d’une forme de contrat commercial régi par le Code du Commerce.

Si les achats sont réguliers et récurrents (papier par exemple), il faudra s’attacher à rédiger un contrat couvrant les obligations du partenaire pour éviter les problèmes éventuels de litige.

Si les achats sont plutôt de type ponctuel, ce sont le bon de commande et les conditions générales de vente du fournisseur (à défaut de bon de commande et de conditions générales d’achat établis par le donneur d’ordre) qui  seront l’acte juridique contractuel.

Attention, il est fortement conseillé d’investir sur cette partie en développant ses propres conditions d’achat et en les imposant aux fournisseurs.

Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 généralisant l’utilisation de la carte d’achat public.

Décret n° 2009-1139 du 22 septembre ; ce décret précise que la responsabilité de reprise et d’élimination des piles et accumulateurs industriels usagés incombe désormais aux producteurs.

La loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l’économie (LME) prévoit notamment un plafonnement par la loi des délais de paiement à soixante jours.

REPÈRES

A SAVOIR : Les conditions de stockage sont déterminantes pour la durée de vie des documents. Dans les bâtiments une température de 18 degrés et un taux d’hygrométrie de 50 % sont recommandés. Les chocs thermiques sont évidemment à éviter.

• Quelle est aujourd’hui l’entreprise qui ne stocke pas et ne distribue pas des documents administratifs et commerciaux, voire publicitaires ? 

° Aujourd’hui, la tendance, dans beaucoup d’entreprises, consiste à externaliser la gestion et le stockage des imprimés et fournitures de bureau et à maintenir en gestion interne, le stockage et la distribution des documents issus de l’entreprise et nécessaires à son développement.

• Ce marché encore difficile à cerner, concerne toutes les entreprises, du secteur privé comme du secteur public. Il semble couvrir quelques dizaines de documents pour les petites entreprises et probablement plusieurs milliers chez les plus grandes.

• Pourront être compris pêle-mêle les :

- Bilans sociaux et rapports annuels.

- Lettres à en-tête de la société.

- Enveloppes de tous formats.

- Fiches comptables.

- Cartes de vœux…

Toutefois, les développements informatiques de ces dernières années ont permis d’intégrer dans l’intranet toute une gamme de documents à usage interne, tels que : les fiches de congés, les relevés d’absences… 

• Les rétrocessions ou remises sur chiffre d’affaires ou remise de fin d’année :

- Il est assez fréquent de pouvoir obtenir, lorsque le chiffre d’affaires est constitué de produits récurrents et si les actes d’achat sont harmonieux et permanents, des remises sur volume de chiffre d’affaires allant de 1 à 4 %. Mais cette remise pour être valable doit être discutée après la négociation sur les prix d’achat.

- Il faut savoir que la remise de fin d’année est calculée par tranches d’évolution du chiffre d’affaires et s’inscrit donc difficilement dans une recherche d’économies d’achats de fournitures de bureau.

- Il est possible que le fournisseur en échange de sa remise réclame un accord d’exclusivité pour tous les achats de types fournitures de bureau.

MÉTHODES

Les deux modes de gestion des fournitures de bureau :

Gestion intégrée

La gestion :

- Stockage,

- Suivi des stocks,

- Commandes,

- Réapprovisionnements,

La distribution  suppose une structure, même légère, dans toute entreprise et variable selon :

- L’importance de la société,

- Ses implantations,

- L’existence d’une force commerciale.

Le rattachement de ces tâches se fait aux services généraux ou à une structure administrative pour les petites entreprises.

Dès lors que le nombre de documents (administratifs et commerciaux) augmente, se pose la question d’informatiser la gestion des stocks, mais aussi d’organiser le stockage et la distribution sur une plate-forme unique ou dans les services.

Peuvent alors être utilisées des applications bureautiques « maison ». 

REPÈRES

• Beaucoup d’entreprises ont abandonné la gestion du stock permanent pour adopter un système de commande et de livraison service par service assuré par un prestataire.

• Dans certains cas, les commandes peuvent se faire directement par Internet.

• Le fournituriste peut éditer un catalogue personnalisé pour la société ne comportant que les seuls produits retenus par cette dernière.

• Il peut y avoir un intérêt économique à disposer aux services généraux, d’une structure pour gérer la papeterie en général (qui comprendra, outre les fournitures de bureau, les papiers pour photocopies, imprimés spécifiques, papiers à en-tête, etc). En effet, selon le volume de papier commandé, les prix peuvent se situer dans un rapport de 1 à 4.

Comment économiser sur les fournitures de bureau ?

- Acheter des produits en fonction de leur valeur d’usage et non de la valeur d’achat.

- Acheter certains produits en grande quantité (les enveloppes par exemple : en prévoyant un calendrier de livraison pour éviter un stockage intempestif.

- Avoir recours à Internet.

- Créer des enveloppes financières (budget) imputables par service dans l’entreprise.

- Réduire le choix en créant des mini-catalogues plus sobres et moins tentants pour les clients internes(possible également sur Internet et en EDI).

- Examiner au moins une fois par an les statistiques d’achat pour savoir où se situe le cœur des achats.

- Utiliser les cartes d’achat et les cartes d’achat public et les rendre accessibles à un grand nombre d’utilisateurs.

Combien coûtent les fournitures ?

Les estimations font état d’un coût moyen d’achat de 188€ par personne et par an dans l’entreprise.

Comment se répartissent les achats ?

Les grands fournituristes semblent s’entendre sur le fait que la répartition de leur chiffre d’affaires est de l’ordre de 50 à 55 % pour les fournitures de bureau, le reste allant aux consommables informatiques (25 %), au papier (15 %) et au mobilier (8 à 10 %).

Cette gestion intégrée peut être réalisée sous deux formes d’achats différents :

La gestion de stocks : L’entreprise possède un économat, s’approvisionne dans un stock qui lui permet de répondre aux demandes de ses clients internes et gère les entrées et les sorties qu’elle facture ou impute aux départements consommateurs.

Le zéro stock : L’entreprise ne possède aucun stock tampon et s’approvisionne au fur et à mesure de ses besoins, le plus souvent  service par service, parfois en fonction d’enveloppes budgétaires consenties, suivant une procédure écrite.

Cette formule nécessite un partenaire fournituriste très fiable et très réactif pour ne pas risquer la pénurie d’un article.

À noter que cette méthode augmente le nombre de livraisons, qui sont plus fréquentes que dans le cas d’un stock. Cela entraîne davantage d’émissions de CO2 (sans compter les emballages), ce qui peut aller à l’encontre de la politique Développement Durable, de la société

Gestion décentralisée

Des initiatives sérieuses de fournituristes proposent de stocker et distribuer ces documents administratifs en même temps que les fournitures de bureau.

Des logisticiens ou imprimeurs logisticiens développent la sous-traitance partielle ou totale des activités de stockage et de distribution sur des plates formes de regroupement.

Certaines sociétés ont déjà abandonné cette activité et ont confié cette gestion tout en conservant une maîtrise d’œuvre importante dans les activités suivantes :

- Organisation,

- Suivi des stocks,

- Réapprovisionnement et gestion des documents.

En complément à cette sous-traitance, certains routeurs ont une offre informatique à disposition des clients qui ne peuvent ou ne veulent pas sous-traiter. Cette offre informatique consiste à installer en interne le logiciel de gestion de stocks dans une configuration propre à l’entreprise en échange d’un loyer (aide et formation comprises).

Ces mêmes routeurs, véritables professionnels du stockage et de la distribution offrent également un contrat d’expertise aux clients désireux de réorganiser leurs sites de stockage.

CRITÈRES DE CHOIX OBJECTIFS D’UN PRESTATAIRE

Prix

Attention à ne pas se battre pour le principe. Un crayon  et une boîte de trombones ne  doivent pas cacher le coût d’une cartouche d’encre plus onéreuse… et leur valeur d’usage qui plus est.

Délais de livraison

En général de 24 à 48 h suivant les fournituristes. Ils sont en principe suffisants pour éviter les stocks dispendieux.

Nombre de produits en stock

La solidité financière d’un fournituriste lui permet d’assumer la gestion d’un stock important. Le client, quant à lui, doit voir ses stocks diminuer, voire disparaître. Les « grands » de la profession annoncent un taux de rupture proche de zéro.

Frais de livraison

En général ils sont gratuits, au-delà d’un volume commandé de 75 à 90 €. En deçà, il peut être demandé une « participation » aux frais de livraison. Ce point doit être négocié dès l’appel d’offres.

Possibilité de détailler les produits

En général, les fournituristes n’aiment pas « casser » leur conditionnement. Ce point doit être envisagé dès l’appel d’offres.

Délais de paiement

En général règlement à 30  jours en conformité avec la LME.

Retours

C’est-à-dire la possibilité offerte au client de renvoyer un produit non-adapté ou acheté par erreur.

CARTE D’ACHAT ET CARTE D’ACHAT PUBLIC

La vocation de la carte d’achat et de la carte d’achat public est d’optimiser les achats de faibles montants (moins de 150 €) en réduisant considérablement les coûts de transaction et de simplifier la chaîne des dépenses, depuis la commande jusqu’au règlement rapide des fournisseurs, grâce à la dématérialisation des informations.

Les achats inférieurs à 150 € représentent 75 % des transactions des entreprises et administrations mais seulement 4 % de leurs achats et génèrent entre 80 et 120€ de coût de traitement par facture.

ÉLABORATION D’UN APPEL D’OFFRES

Il faut :

Mesurer le poids financier des achats, et le communiquer aux soumissionnaires.

Déterminer le profil des achats par famille d’activités (utiliser les classiques des fournituristes – Ecrire, Classer, Imprimer, etc.).

Considérer dans l’appel d’offres les seuls produits significatifs (les 20 % qui représentent 80 % du chiffre d’affaires), ce qui n’exclue pas de signaler les autres produits.

Demander un chiffrage de produits de marque et un chiffrage de produits à la marque du fournisseur. Il faut faire attention à bien comparer des produits dont les caractéristiques sont identiques, ou à en tenir compte dans son évaluation.

La valeur d’usage doit être privilégiée par rapport à la valeur d’achat. 

Être très précis sur les descriptions d’articles à considérer pour la réponse à l’appel d’offres.

Indiquer dans le cahier des charges qui est l’entreprise, comment elle fonctionne et quelles sont ses priorités afin d’éclairer les soumissionnaires sur ses besoins en réactivité (livraison par exemple).

Demander aux soumissionnaires de s’engager sur :

- Le fait que les produits livrés sont bien les produits commandés.

- La présence hebdomadaire d’un commercial sur site pour la transmission des commandes et la transcription des articles dans les codes utilisés par le prestataire ou bien sur la mise à disposition de logiciels ou d’accès Internet pour les commandes réalisées sur ce média.

- Des livraisons hebdomadaires service par service.

- Les délais de livraison minima et maxima avec possibilité d’assurer des urgences exceptionnelles dans un délai plus court.

- La gestion des bons de commandes et factures en s’appuyant sur les codes analytiques de l’entreprise.

- La fourniture de statistiques annuelles.

Définir ses besoins et exiger un test.

- Les informations et tests gracieux sur les nouveaux produits les plus couramment utilisés.

La possibilité de retour des produits inutilisés ou inadaptés. 

 

REPÈRES

Vis-à-vis du client, les membres de l’Union de la Filière Papetière (papeterie, fournitures et matériels de bureau, consommables et matériels informatiques), ont défini une charte de 10 engagements sur les bases suivantes :

- Respecter les demandes et y répondre de façon transparente.

- Respecter les engagements concernant les produits attendus.

- Proposer des produits favorisant le développement durable.

- Proposer des services favorisant le développement durable.

- Fournir un conseil sur les produits et leurs utilisations.

- Sélectionner fabricants et produits aux normes européennes et à l’origine certifiée.

- S’engager à mettre les moyens, pour améliorer la satisfaction du client.

- S’engager à former ses salariés pour apporter les meilleurs conseils d’utilisation.

- S’engager à informer la clientèle sur les conditions de vente et leurs engagements, pour régler justement et rapidement les différends.

- Appliquer les engagements et s’engager à résoudre au mieux les différends.

Exiger des soumissionnaires qu’ils accompagnent leur réponse chiffrée de :

- Catalogues.

- Exemples de mini catalogues internes à l’entreprise.

- Codes d’accès provisoires pour tester le site Internet du fournisseur.

- Dossiers de référence de l’entreprise comprenant la plaquette commerciale, les références clients avec noms des contacts et numéros de téléphone, numéro de registre du commerce et code APE.

- Déclarations de détention de normes et références professionnelles.

- Échantillons de chaque produit sur lesquels le fournituriste répond. Ceci vous permettra de comparer les prix par rapport à la qualité des produits. 

- Fiches de sécurité des produits si nécessaire.

- Attestation de pré-enregistrement des substances dites « Phase-In » à REACH.

- Liste des produits recyclés à 100%.

Cadre d’utilisation des cartes d’achat ( délégation des cartes par service ou département, cadre des achats permis, etc …)

DÉVELOPPEMENT DURABLE

Les acteurs traditionnels des fournitures de bureau sont directement touchés par le développement durable. Par conviction, par contrainte ou par opportunisme, tous développent des produits ou services pour répondre aux demandes croissantes de leurs clients. 

Les fournituristes historiques proposent également des gammes de plus en plus étendues de produits verts (Ici, 1 500 produits entièrement recyclables, là, une certification ISO 14001 témoignant d’un engagement et d’une volonté constante).

Les conseils à suivre :

- Le premier réflexe que doit avoir le Service des Achats ou le responsable des Services Généraux est de privilégier la fabrication Française voire européenne ; en sachant qu’il est difficile de s’y retrouver dans les labels verts et certifications tant français qu’Européen bien que certaines enseignes font des efforts de clarification : Lyreco par exemple qui note elle-même, Bureau vallée qui le fait aussi en faisant appel à un tiers pour la notation.

- Rechercher, ensuite les écolabels officiels tels que : la marque NF environnement et l’Ecolabel européen qui garantissent la durabilité d’un produit.

- Rechercher, les produits 100% recyclables et qui ne l’étaient pas avant.

Attention : Pour assurer le recyclage des fournitures de bureau, il est indispensable de s’assurer que la politique de tri mise en place en interne se prolonge bien chez l’entreprise…. de nettoyage et chez l’entreprise…. de récupération des déchets. Le fil ne doit jamais être rompu. 

- Rechercher les produits respectueux de l’environnement, écoconçus et rechargeables.

- Privilégier les cartouches d’encre recyclables.

- Acheter des produits en fonction de leur valeur d’usage et non de la valeur d’achat.

- Rechercher des produits dont les emballages sont biodégradables (pâte à bois par exemple).

- Rechercher des papiers d’usage courant de 65g/m2 donnant l’impression d’être du papier de 80g/m2. Au niveau écologique, ce papier utilise 19% moins de bois, 38% moins d’eau et 18% moins d’énergie.

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