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Activité Véhicules d'entreprise & Flotte automobile


ACTIVITÉ

L’ensemble des opérations liées aux flottes automobiles (acquisition, entretien, coûts récurrents, valeur immobilisée…) pèse lourd dans la gestion des frais généraux. Dans les grandes structures, le parc est souvent confié à un responsable en titre. La gestion se répartit traditionnellement entre plusieurs services, la direction financière prenant en charge les coûts d’acquisition et/ou la location, tandis que les services généraux assument l’entretien. Le service juridique ou les ressources humaines supervisent de leur côté les dossiers d’assurance et d’accidents. Cette répartition des tâches entraîne inexorablement des montants financiers significatifs de frais généraux pour l’entreprise. Une saine gestion des flottes passe par une globalisation de l’ensemble, chaque rouage fonctionnant en interdépendance.

L’apparition en 2012 de l’autopartage ( location de  voiture en libre service) a modifié le concept de la LLD traditionnelle. Aujourd’hui, certains prestataires proposent cette solution aux entreprises après étude des frais en jeux (coût de l’autopartage, solution logicielle, entretien…) et des économies possibles(location courte durée, taxis, indemnités kilométriques…) . A noter que les entreprises peuvent optimiser l’usage de ces véhicules en permettant à leurs salariés de les louer le soir et le WE à un tarif préférentiel.Cette extension 

du service à usage privé peut être considérée comme un véritable avantage social.

L’aménagement intérieur des véhicules utilitaires est en forte progression conduisant à un gain de productivité (perdre du temps à chercher un outil ou une pièce de rechange pénalise forcément l’avancée des travaux) et à un niveau de sécurité accru ( à 50 km/h une pince de 200 g au moment d’un choc violent représente une force projetée de 8 kg, que dire alors d’une boîte à outils pesant 20 kg ou d’un bidon de 20 litres traversant la cloison de séparation de la cabine pour finir dans la tête du chauffeur ou dans le pare brise ).

Les économies d’échelle sont à ce prix.

PRESTATIONS

Les métiers des flottes autos découlent du choix de l’entreprise pour l’acquisition des véhicules. Dans le cas de l’achat sur fonds propres, elle devra traiter elle-même avec les garagistes, les assureurs, et s’occuper de la fiscalité de ses véhicules. A l’opposé, dans le cas de la location longue durée, elle ne s’occupera de rien.

Utilisation d’un véhicule privé par l’entreprise : le véhicule privé du collaborateur peut être utilisé. L’entreprise lui verse des indemnités kilométriques selon un barème fiscal publié chaque année. Le véhicule appartient au collaborateur. Les coûts ne sont pas prévisibles.

Achat d’un véhicule privé sur les fonds de l’entreprise ou par le biais du crédit classique. Ce cas est peu fréquent dans les grandes entreprises, mais reste d’usage dans les PME et PMI. Les avantages fiscaux liés au segment N1, issu d’une directive européenne, concernant certains VP homologués en VU, appliqués en 2010 ont été modifiés à compter d’octobre  2010 (voir encadré fiscalité).

La location avec option d’achat est une formule financière qui permet à l’entreprise à racheter le véhicule en fin de contrat à la société de crédit-bail.

La Location Longue Durée (LLD) qui implique  l’utilisation d’un véhicule et non sa possession prend avantage de la crise économique. Elle propose des systèmes de gestion globale qui couvrent toutes les opérations concernant le véhicule, de l’entretien à la surveillance en passant par la gestion des assurances, le carburant et le contrôle des frais.

LÉGISLATION

TVS

La taxe sur les véhicules de société.

Article 1010 du code général des Impôts.

Sont passibles de la taxe sur les voitures de société, les véhicules immatriculés dans la catégorie des voitures particulières, qui appartiennent à une personne morale imposable ou sont utilisés par une personne morale imposable et ne sont pas exonérés par une disposition particulière (exemple : véhicules de plus de 10 ans d’âge, véhicules fonctionnant exclusivement au GPL, GNV ou à l’électricité). Pour les véhicules particuliers loués, elle est calculée sur la base des rejets de CO2 du véhicule et due pour tout véhicule loué plus de 30 jours au cours du trimestre.

MÉTHODES

Politique salariale

Les critères de choix pour l’attribution des véhicules dépendent de la politique définie par l’entreprise. Les véhicules de fonction attribués aux salariés de l’entreprise constituent un avantage en nature. Étant considérés comme des compléments de salaire, les avantages en nature sont :

- Soumis aux cotisations patronales et salariales.

- Déclarés comme un revenu imposable au titre de l’IRPP.

Gestion du véhicule

Les prestations liées à l’utilisation des véhicules doivent être gérées :

Par le collaborateur dans le cadre de l’indemnité kilométrique.

Par la société en cas d’achat ou de crédit-bail.

- garage intégré,

- gestionnaire de parc,

- services administratifs.

Par le loueur dans le cas où elle a choisi de lui confier les prestations. Il est possible de confier la gestion des prestations au loueur en cas d’achat (gestion pour compte ou fleet management), à l’inverse l’entreprise peut conserver la gestion des prestations en cas de location longue durée.

Entretien

La plupart des loueurs proposent d’inclure dans le contrat de location les prestations d’entretien et de contrôle aux périodicités figurant sur le carnet d’entretien et indiquées sur la notice « utilisation et entretien ».

Revente ou restitution

Revente des véhicules en cas d’achat.

Obligation pour la société d’assurer elle même la revente des véhicules avec tous les inconvénients et difficultés qui en résultent:

- Estimer la valeur résiduelle,

- Trouver l’acheteur (un potentiel peut exister dans l’entreprise),

- Avoir un spécialiste en cas de parc important.

Restitution du véhicule concernant les véhicules en LLD et en crédit-bail. Deux points importants sont à évoquer :

- Respect du contrat de LLD (dépassement kilométrique).

- État du véhicule suivant les normes du SNLVLD.

Le non-respect de ces deux points peut générer pour l’entreprise des charges supplémentaires non négligeables (le ou les fameux loyers supplémentaires).

Outils de gestion

En fonction de l’importance du parc, il est nécessaire pour le gestionnaire de parc d’avoir à sa disposition des outils de gestion appropriés et performants.

Informatique. Un logiciel tel que « Excel » peut s’avérer suffisant pour un parc de moyenne importance, dans le cas d’une gestion centralisée dans l’entreprise.

- États de gestion informatisés (papiers, disquettes, CD) fournis obligatoirement par les prestataires de sous-traitance (carburants, entretiens, assurance, etc.).

Logiciels de gestion de parc. Pour des parcs importants et en fonction du choix de l’entreprise, il est proposé sur le marché des logiciels spécifiques capables d’intégrer l’ensemble des prestations liées à une gestion complète d’un parc automobile.

Proposés par les loueurs. En fonction des prestations confiées, les loueurs sont en mesure d’assurer la gestion complète et de communiquer aux gestionnaires de parcs toutes les informations nécessaires à leur suivi, sous forme de :

- États papier ou disquettes.

- Logiciels mis en place dans les entreprises avec mise à jour permanente par interface ou télétransmission. Ces logiciels peuvent intégrer (éventuellement) des prestations et des services traités directement par l’entreprise.

- Site Internet qui permet à l’entreprise d’accéder directement aux informations sur son propre parc (consultations modifications).

En cas de dérives constatées (carburant, kilomètres, statistiques, assurances etc.), ces informations (quel que soit leur support) permettent aux loueurs d’alerter le gestionnaire en temps réel.

Pneumatiques

Les dimensions des pneumatiques sont de plus en plus élevées, tant en largeur que du point de vue de la taille des jantes. A la clé, de meilleures performances, mais aussi, revers de la médaille, une hausse de la consommation de carburant. En utilisation normale, 20 % de la consommation de carburant est générée par la seule résistance au roulement des pneus. Quelle que soit l’utilisation,il est primordial de vérifier régulièrement la pression des pneus et d’avoir une conduite responsable :

- Bannir les coups de trottoir qui peuvent entraîner des « hernies » causes fréquentes d’éclatements

- Eviter les trous et nids de poule 

- Surveiller l’état des flancs et de la bande de roulement

- Changer les pneus avant d’arriver à l’usure légale de 1,6 mn. En effet on constate une perte d’efficacité dès lors que les sculptures mesurent moins de 2 mn.

Les loueurs peuvent proposer la fourniture de pneumatiques standardisés ou spéciaux (hiver, neige).

Carburants

Pour une société, il est essentiel de souscrire directement ou par l’intermédiaire d’un loueur un contrat avec un ou plusieurs pétroliers qui mettent à disposition des cartes accréditives.

Les cartes permettent :

- les accès aux différents services (stations),

- la gestion centralisée de la facturation,

- le suivi et le contrôle des enlèvements de carburants et des prestations annexes.

Les cartes peuvent, entre autres, donner accès aux péages, lavages, appoints d’huile : attention aux risques d’abus (services boutiques).

Outre les prix, le choix du pétrolier dépend des implantations du réseau et de leur densité.

Les véhicules de remplacement

Tous les loueurs proposent des véhicules de remplacement ou relais ou encore d’embauche, selon les cas et adaptés en fonction des besoins définis par l’entreprise. Cette prestation est souvent assortie d’un contrat d’assistance 24 h/24 : dépannage, remorquage, frais d’hébergement, mise à disposition de titre de transport, etc.

REPÈRES

• Le loyer se constitue à partir du prix négocié (différent du prix public dans une fourchette de 8 à 15 %), que l’on nommera « valeur à financer », augmenté du taux de financement et de refinancement du loueur, des honoraires de gestion et de la valeur résiduelle à payer en fin de contrat.

• La valeur résiduelle sera fonction du véhicule (puissance, réputation, options…), du kilométrage, du millésime du véhicule et de son état. Cette valeur résiduelle peut constituer selon les cas de 10 à 40 % de la valeur d’achat du véhicule.

• Il est intéressant de négocier en direct avec un constructeur à partir d’une centaine devéhicules en parc (de même marque)

• Attention à la « loi de roulage », c’est-à-dire l’appréciation du kilométrage moyen annuel qu’il faut établir au moment de la location et qui constitue un élément essentiel du prix du loyer.

• Ne souscrire que les prestations dont on a réellement besoin en termes de gestion.

La tendance est de nature inflationniste sur les propositions des loueurs, qui peuvent développer plus de services de gestion que l’on en a l’usage ; des services qu’ils ajoutent avec parfois de conséquentes marges, noyées dans le loyer alors globalisé. Ainsi, maintenir exempts les utilitaires de toute bosse ou rayure relève de la mission impossible. Il faut donc éviter les frais de remise en état pour ce genre de véhicule.

• Connaître le coût intégral de sa flotte en investissant dans le TCO (Total Cost of Ownership) proposé par le loueur. Ce montant inclut le loyer, l’entretien, les pannes, l’assurance, le carburant, les sinistres, bref tout ce que coûte un utilitaire.

 

• Penser à mettre en œuvre une politique d’usage des véhicules dans l’entreprise. C’est aussi le moyen de s’assurer qu’il ne peut pas y avoir de dérives entraînant des coûts supplémentaires.

 Chiffrer toutes les prestations sur bordereaux de prix pour ne pas être pris au dépourvu en cours de vie du contrat.

FINANCEMENT DES VÉHICULES

Achat

L’entreprise est propriétaire des véhicules et doit assurer elle-même la gestion et le suivi de l’entretien des véhicules. Au terme de l’utilisation, elle revend le véhicule et conserve l’éventuel bénéfice.

Avantages : La base d’amortissement déductible s’élève à 18 300€ pour un véhicule propre et passe à 9 900 € pour un véhicule polluant.

Inconvénients : immobilisation d’actif, difficulté de revente, plus-value à court terme taxée en cas de revente du véhicule…

Crédit-bail ou leasing

Le véhicule est loué pour une durée à l’issue de laquelle la société peut l’acquérir ou le restituer.

Avantages : loyer fixe selon la catégorie du véhicule, le prix de rachat est connu. Aujourd’hui, il peut s’accompagner de services (assistance, extension de garantie, entretien…).

Inconvénients : formule coûteuse, le loyer n’englobe aucun service annexe. Pas d’amortissement possible, difficultés de revente en cas d’achat.

Location longue durée (LLD)

Un loueur met à la disposition d’une entreprise un véhicule pour une durée et un kilométrage déterminés à l’avance.

- L’entreprise est locataire des véhicules et doit donc payer des loyers prédéfinis et en général fixes.

Le loueur reste propriétaire du matériel.

- La location longue durée (LLD) peut être un simple mode de financement ou s’accompagner, dans la majorité des cas, de prestations (entretien, carburant, assurance, véhicule de remplacement…).

Avantages : Le loyer est imputable en charges déductibles sur les frais de fonctionnement. Ce mode de financement ne pèse pas sur la structure du bilan.

Inconvénients : l’abandon du véhicule en cours de contrat conduit à un réajustement du loyer engendrant des frais ponctuels. La restitution peut occasionner des surcoûts en fonction de l’état du véhicule.

FISCALITÉ 2014

Les véhicules de société sont soumis à la fiscalité suivante :

TVA taxe sur la valeur ajoutée

Le taux normal qui est appliqué aux véhicules, voitures particulières et utilitaires, est fixé à 20 % depuis le 1/1/2014. Elle est applicable tant à l’achat que sur les loyers.

À l’achat : Lors d’un achat de véhicules, l’entreprise acquitte la TVA et récupère son montant s’il s’agit d’un utilitaire, à la condition que ce véhicule soit affecté à l’exercice d’une activité taxable. Pour un VP, cette TVA ne peut être récupérée par l’entreprise (sauf quelques exceptions). Néanmoins, cette taxe pourra être déduite du résultat à travers les amortissements (sauf plafond de déductibilité).

En crédit-bail et LLD : La TVA contenue dans le loyer est récupérable par l’entreprise quand le financement porte sur un utilitaire. Pour les VP, l’entreprise ne peut récupérer la TVA (exception faite des taxis, loueurs…) mais peut cependant, à travers la déduction du loyer, la déduire de son résultat (sauf plafond de déductibilité).

Achat ou location par le salarié : Lorsque le salarié achète ou loue son propre véhicule (VP ou utilitaire), il acquitte la TVA. Celle-ci n’est pas récupérable.

Services liés aux véhicules : Quant à la récupération de la TVA sur les services liés aux véhicules, le principe de base est simple : pour que la TVA soit « déductible », il suffit que les services soient liés « afférents » à des véhicules non exclus du droit à déduction. Sont ainsi concernés les VUL (2 places), VI, voitures fiscales et certains VP.

TVS : taxe sur les véhicules de sociétés

Sont concernées par cette taxe toutes les personnes morales, sauf celles à but non lucratif. Les véhicules taxables sont tous les VP possédés par une société, y compris ceux pris en location au-delà de 30 jours. Les véhicules qui combinent l’énergie électrique et une motorisation à essence (EE) ou gazole(GL)  et émettant moins de 110 g/km de CO2 sont exonérés pendant 2 ans.

Pour les véhicules immatriculés avant le 1er juin 2004, la taxe est fonction de la puissance fiscale du véhicule :

Jusqu’à 3 CV : 750€/an

De  4 CV à  6 CV : 1 400 €/an. 

De 7 CV à 10 CV : 3 000€/an. 

De 11 CV à 15 CV : 3 600 €/an. 

A partir de 16 CV : 4 500 €/an

Attention, pour certains véhicules, c’est le poids du véhicule qui le fera basculer de 7 CV à 8 CV et déterminera donc le passage sur une TVS à 3 000 €/an.

Pour les véhicules immatriculés pour la première fois à compter du 1er juin 2004, le montant de la taxe est fonction de l’émission de CO2/km telle qu’elle figure dans la rubrique V7 des nouveaux certificats d’immatriculation

Emission entre 50 et 100 g/km :      2,00 €/g

Emission entre 101 et 120 g/km :    4,00 €/g

Emission entre 121 et 140 g/km :    5,50 €/g

Emission entre 141 et 160 g/km :  11,50 €/g

Emission entre 161 et 200 g/km :  18,00 €/g

Emission entre 201 et 250 g/km :  21,50 €/g

Emission supérieure à 250 g/km : 27,00 €/g

Taxes régionale sur certificat d’immatriculation

Elle est calculée proportionnellement à la puissance fiscale du véhicule, à l’âge ou bien c’est une taxe fixe. Chaque région accorde ou non une exonération partielle ou totale pour les véhicules propres.

Si le véhicule à plus de 10 ans, le montant de la taxe est réduit de moitié.

Le BONUS/ MALUS 2014

Un bonus/malus écologique est depuis le 1er janvier 2008 versé/encaissé à la première immatriculation pour tout achat d’un véhicule particulier émettant soit :

Emission C02/km

Montant du bonus

Emission C02/km

Montant du malus

< 20 ( électrique)

6300 €

De 131 à 135

150 €

De 21 à 50

(hybride)

4000 €

De 136 à 140

250 €

De 51 à 60 (hybride)

3300 €

De 141 à 145

500 €

De 61 à 90

150 €

De 146 à 150

900 €

De 91 à 130 zone neutre

0

De 151 à 155

1600 €

De 156 à 175

De 176 à 180

De 181 à 185

De 186 à 190 

De 191 à 200

  • 200

2200 €

 3000 €

3600 €

4000 €

6500 €

8000 €

Assurances

Il est nécessaire de rappeler qu’une entreprise ne peut conclure un contrat d’assurance pour l’ensemble de sa flotte qu’à partir du moment où son parc automobile est composé d’au moins quatrevéhicules. Dans le cas contraire, elle doit souscrire une police d’assurance pour chaque véhicule.

D’autre part, quelle que soit la taille du parc, une assurance responsabilité civile circulation (RCC) est obligatoire. Elle couvre uniquement les dommages causés aux autres usagers de la route. La garantie des dommages accidentels, comme son nom l’indique, permet de couvrir tous les sinistres survenus de manière accidentelle : choc contre un corps fixe ou mobile, glissement sur le bas côté de la route, tonneaux, actes de vandalisme( rayures, graffitis, etc..), attentats, événements naturels…. Cette garantie ne doit pas être confondue avec « l’assurance tous risques » appelée communément « dommages tous accidents » qui couvre également le vol, l’incendie, le bris de glace ainsi que les catastrophes naturelles.

Le bris de glace dont le coût d’assurance est trop élevé par rapport à leur fréquence ne nécessite pas de souscrire une garantie spécifique. L’entreprise est donc invitée à s’auto-assurer.

La garantie vol, quant à elle, peut être évitée si le donneur d’ordre équipe les véhicules de systèmes de géo-localisation.

Fort de ces renseignements, il est important de rappeler la nécessité de négocier les contrats d’assurance sur un marché où la concurrence bat son plein.

 

Lorsque l’entreprise choisit de confier son assurance directement au loueur, elle peut bénéficier des avantages suivants :

- Suppression des déclarations de mise à la route ou de restitution à l’assureur.

- Carte verte mise automatiquement dans les véhicules.

- Paiement des primes chaque mois (plus d’acompte en début de période d’assurance et de régularisation tardive).

- Les primes sont ventilées comme les factures de loyer, selon les centres de coût donnés au loueur.

- Dans certaines conditions, le loueur pourra récupérer la TVA sur les remises en état.

- Suppression de la perte financière en cas de perte totale (différence entre la valorisation par le loueur du véhicule sinistré et l’indemnité proposée par l’assureur)…

DÉVELOPPEMENT DURABLE 

L’éco-conduite est un comportement  de conduite citoyen permettant de réduire sa consommation de carburant (jusqu’à 15 % d’économies), de limiter l’émission de gaz à effet de serre,de réduire le risque d’accident (-10 à -15 %) et de réduire les pièces d’usure comme les freins et pneumatiques( -20%). L’éco-conduite nécessite une formation et un suivi régulier. Sont à préconiser : piqûres de rappel, actions de sensibilisation, meilleur conducteur par région(en récompensant le collaborateur dont la consommation moyenne est la plus basse). 

Alors que le covoiturage optimise la nombre de personnes par trajet, l’autopartage lui, permet d’améliorer le ratio d’utilisateurs par véhicule. Ce mode de gestion de la flotte, nouveau maillon de la multimodalité, séduit de plus en plus de salariés tout en faisant réaliser des économies aux entreprises.Cette solution se présente comme une alternative aux véhicules de service, taxis, indemnités kilométriques et à la location de courte durée.

Le secteur du transport routier est responsable de 18% des émissions de CO2. Le grenelle de l’environnement a crée une filière « véhicules décarbonés » comprenant les véhicules tout électriques (130 à 180 km d’autonomie pour une charge à 100% entre 6 et 8 heures ou hybride rechargeables (électrique en zone urbaine/thermique sur route).

Le décret 2011-873 du 25 juillet 2011, a rendu obligatoire l’installation de prise de recharge électrique  pour voiture dans les nouveaux bâtiments professionnels ou particuliers. La charge du véhicule électrique s’effectue à travers une simple prise 230V/16A dont la protection est assurée par un disjoncteur de 30mA. Toute prise domestique normalisée qui remplit ces conditions peut être utilisée.

L’impact environnemental des véhicules est une réalité. Les obligations légales, la demande du public, le business model « vertueux » de la Location Longue  Durée prédisposent les entreprises de ce domaine à s’impliquer dans la question environnementale. Avec 1 million de véhicules sur la route, les adhérents du SNLVLD(97% du marché de la location) sont concernés par le fonctionnement quotidien de leurs clients d’entreprises de toute taille. Du fait de la nature du métier de la location longue durée (usage d’un véhicule + packaging de services, suivi des données et personnalisation des prestations du client) le business model de la LLD est  » vertueux » puisque les véhicules mis en service sont neufs, que les contrats ne sont jamais plus longs que 36 mois et que les véhicules sont suivis en terme d’assistance et d’entretien.

2 et 3  roues

Les deux roues occupent une place croissante dans les entreprises et notamment dans les PME. Les offres de financement se multiplient et la location longue durée s’étend désormais à ce type de véhicules. Le loyer des cyclomoteurs à deux roues et à trois roues non carrossés, de par l’absence de taxe C02 et de TVS est net. Reste un obstacle majeur, néanmoins : La sécurité.

Lavage écologique sans eau 

Il existe aujourd’hui une possibilité de faire laver son véhicule sans recours à l’élément essentiel qu’est l’eau. C’est, en effet, ce que réalise la société Écolavequi propose un lavage écologique aux entreprises sur site et  chez les particuliers. Les produits utilisés élaborés à base de colza sont biodégradables et l’eau, ressource vitale, est économisée à hauteur de 250 litres d’eau pour un lavage classique.

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