Approche
Raison d’être de Serda-Archimag : Accompagner les organisations pour préserver leur mémoire et partager le savoir dans un monde digital, en adoptant une démarche de sobriété numérique et centrée sur l’humain. Tout cela passe notamment par la mise en place de processus de dématérialisation qui applique les bonnes pratiques d’écoresponsabilité et de sobriété numérique, permettant une réduction de son empreinte carbone.
Dans ce cadre, Serda-Archimag a publié en open source le référentiel des 21 indicateurs clés pour piloter la réduction de l’empreinte carbone et des émissions des gaz à effet de serre : www.serda.com/conseil
- Indépendante et agnostique des acteurs du marché, fournisseurs ou éditeurs, nos clients nous confient la responsabilité du cadrage et du pilotage de leurs projets internes dans le périmètre de la gestion de l’information. Ces projets concernent la totalité du cycle de vie des informations traitées par l’entreprise (courrier arrivée-départ, constitution et classement des dossiers, archivage interne ou externe, organisation de la sécurité des informations, circulation des documents, archivage, préparation de déménagements…). De par l’expérience capitalisée sur plus de 1.600 missions et 8.000 stagiaires formés, SERDA garantit le respect des budgets alloués, la tenue des délais et le niveau élevé de satisfaction des utilisateurs.
- Optimisation des frais généraux et intégration dans les systèmes d’information et de communication : la gestion de l’information et des données & documents représente un poste de coûts encore trop faiblement identifié par les services généraux et les Directions générales. Le plus souvent, la facture de la location des locaux de stockage est un révélateur. Dans tous les cas de figure, ce n’est qu’une petite partie des coûts réels. Selon notre expérience, la mise en place de nouvelles organisations pour la gestion des informations et des documents autorise des réductions de 3-4 fois pour la production de photocopies, des gains de 7-15 % des charges de travail pour les collaborateurs, des réductions de stockage des e-mail de 4-7 fois pour les systèmes de messageries, enfin, la réduction de 45-65% des espaces affectés au stockage des documents papiers (armoires dans les bureaux ou locaux « archives » (liste non exhaustive).
- Dématérialisation : LCEN, LSF, SOX, etc. La migration des supports papier vers l’électronique permet d’accélérer les flux d’information dans l’entreprise (délais divisés par 2-10 selon notre expérience) et de réduire les coûts de stockage (division par 2-3).
- Sécurité des documents : déclassement de documents, dégâts des eaux, incendies sont autant de fléaux qui entraînent la perte des informations souvent vitales pour l’entreprise qui les a constituées. SERDA CONSEIL intervient sur les points de sécurité à mettre en place pour contribuer à la pérennité des activités de ses clients sous forme d’audit sécurité, études, de recommandations et de mise en place de plans d’urgence.
- Mise en conformité des enregistrements avec le système qualité : la certification d’une activité implique de disposer d’une documentation qualité complète et de documents d’enregistrement adéquats. La nouvelle norme ISO 24143 sur la Gouvernance de l’information en lien avec ISO 15489 constitue le référentiel à mettre en place. Nous accompagnons son application dans les organisations existantes.
