ACTIVITÉ

 

La gestion de l’archivage physique et électronique était une fonction plus ou moins reconnue dans les entreprises privées, traditionnellement rattachée aux Services Généraux, elle l’est de plus en plus aux DSI voire même aux directions métier. Elle s’intègre maintenant dans ce qu’on nomme « la gouvernance de l’information » qui couvre la bonne gestion des flux dématérialisés (incluant les messageries) et certains documents encore sur support papier (certains contrats, certaines factures, etc.). Les employés de l’entreprise ne peuvent consacrer que très peu de temps à la gestion et la conservation de leurs documents. C’est donc une des activités critiques à optimiser d’autant plus que les flux électroniques remplacent peu ou prou leur pendant papier. Les services généraux ne peuvent plus être seuls à devoir pallier les lacunes d’organisation de leurs clients internes dans la gestion du document. C’est maintenant l’affaire de tous comme le spécifie la série des normes documentaires ISO 30300 consacrée à la gestion des documents des directions métiers.La dématérialisation des processus documentaires progresse lentement mais devrait afficher une croissance supérieure à 5% par an.
Les services généraux et services informatiques partagent tous les mêmes problèmes, jour après jour : «l’infobésité » des messageries, bases de données et tous fichiers bureautiques qu’il faut sauvegarder et restituer chaque jour.

 

Il faut se battre pour 4 raisons, au moins :

• Ce qui est bien classé, bien archivé, se retrouve facilement et l’utilisateur gagne du temps (gains entre 5 % et 30 % constatés).
• Un plan de classement intelligemment pensé permet d’éliminer les doublons de classement, et par conséquent, de réduire l’espace utilisé pour le classement et l’archivage. Le plan de classement est par ailleurs réglementairement requis par les différentes normes sur l’archivage (La norme ISO15489 préconise un classement par activité. Ceci étant le seul moyen permettant de définir le cycle de vie des archives, notamment pour les flux documentaires).
• Un archivage bien géré permet de réduire les coûts de conservation, certaines sociétés organisent des opérations de tri et d’archivage (clean up day pour les anglo-saxons) qui permettent de n’archiver que les documents soumis aux tableaux de gestion grâce aux opérations de sélection en amont (avant l’archivage), et de destruction en aval (après) une durée de conservation connue et appliquée (gains de 50 à 55 % constatés usuellement).
• Un archivage de qualité, c’est avant tout assurer la conservation et la sécurité des accès aux informations ciblées comme essentielles à la conduite de l’entreprise et c’est donc la réduction des risques encourus pour elle, c’est en outre aussi la pérennité de l’histoire de l’entreprise. La gestion de la politique des risques est aujourd’hui essentielle pour l’entreprise dans la mesure où des réglementations financières comme Sarbannes Oxley, Bâle II/III, Solvency, ou Mifid rendent obligatoire une historisation poussée des données et donc, de leur archivage. En France, l’archivage de ces données et des documents d’activités est une obligation légale, quel que soit le support. Cet archivage (vs stockage) comprend l’application de la durée de conservation légale, mais aussi l’obligation d’élimination/anonymisation dès l’atteinte de la durée de conservation réglementaire (cf exigences édictée par la CNIL).

 

L’archivage constitue un acte de management car les enjeux sont :

• Stratégiques : avec la mise en place d’une politique au sein de l’entreprise, soutenue au plus haut niveau pour assurer la mise en œuvre de l’organisation et l’exploitation des connaissances capitalisées et sécurisées. C’est une action essentielle pour soutenir la prise de décision.
• Légaux : il s’agit de respecter les lois en vigueur et de se conformer aux exigences des normes dans les différents secteurs d’activité juridique, il est nécessaire de s’assurer, qu’en cas de contentieux, son organisation sera capable de retrouver et présenter le document ayant une valeur de preuve. Pour ce faire, il est essentiel d’avoir un archivage électronique à vocation probatoire.
• Technologiques : quelles solutions adopter dans un univers technologique en pleine évolution ?
• Financiers : au regard des investissements à réaliser pour mettre en place un système d’archivage électronique (SAE) et au regard du coût si l’organisation n’est pas capable de retrouver un document faisant office de preuve, devant un tribunal ou une administration.
• Historique : valorisation du patrimoine.

PRESTATIONS

L’organisation des flux

Les acteurs de l’archivage sont nombreux dans les organisations, avec des degrés de motivation et d’intérêt disparates.Sont à distinguer 3 phases d’utilisation des archives :
1.Les archives dites « de consultation courante» ou «vivantes» : ce sont tous les documents relevant des affaires en cours, et devant être rapidement accessibles.
2.Les archives intermédiaires ou «semi-vivantes» : les dossiers ne sont plus utilisés souvent, mais ils doivent être conservés à titre de preuve ou de référence.Ce type d’archives (factures de l’année précédente par exemple) doit demeurer rapidement accessible au poste de travail.
3.Les archives définitives ou “historiques” : (en volume très réduit) elles ne sont plus utilisées mais sont conservées parce qu’elles représentent une valeur patrimoniale ou historique pour l’entreprise.

REPERES

• Un salarié du secteur tertiaire traite en moyenne 6 mètres linéaires de papier par an, soit 30 000 pages sur lesquelles il conservera environ 5 000 pages entre 1 et 30 ans.
• Un salarié du secteur tertiaire gère une messagerie qui a en règle générale le poids de 1 à 2 gigaoctet
• Une entreprise employant 500 personnes voit son stock de documents-papier à archiver augmenter chaque année d’environ 60 m3 (soit 7 000 mètres linéaires).
• Une boîte d’archives = la moitié ou les 2/3 de 500 pages A4 selon l’épaisseur des chemises et sous chemises
• Une armoire de bureau standard = 6 mètres linéaires soit environ 25 000 pages A4.
• 500 000 pages A4 sont stockées sur un CD et 4 millions sur un DVD.

L’archivage électronique

 

Les archives électroniques sont produites et reçues sous plusieurs formes : un document natif électronique comportant ou pas une signature électronique. Mais lLa numérisation d’un document peut aussi déboucher sur un archivage électronique dès lors que le processus de numérisation a été normalisé. Dans ce dernier cas, le document papier reste l’original, le document numérisé pouvant être, en respectant un traitement et une conservation adéquate en se référant à l’état de l’art en la matière auprès des professionnels concernés, une copie fidèle et durable, ce qui suffit dans un certain nombre de cas et qui peut permettre aussi la suppression du papier. L’archivage électronique se compose de l’ensemble des actions suivantes : identification, classement, conservation en vue d’une consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour une durée respectant les obligations légales ou celle des besoins d’information.Aujourd’hui les obligations de dématérialisation dans les services publics (simplification administrative, délais imposés pour une réponse, PES V2 pour la transmission des pièces financières et leur justificatif) imposent naturellement la mise en œuvre d’une processus de GED et d’archivage électronique.

 

L’apport à l’entreprise de la dématérialisation et de l’archivage électronique associé

• Réduction des espaces consacrés à l’archivage ou bien des coûts de conservation extérieurs.
• Protection de l’original et mise à disposition plus rapide de l’information.
• Permettre la mise en œuvre d’un référentiel de conservation, donc une procédure de SELECTION des documents essentiels pour documenter les actions, les risques, les coûts.
• Faculté de consultation quasi-immédiate par un grand nombre d’utilisateurs voire des clients eux-mêmes.
• Possibilité de reproduire les documents visualisés.
• Outils aujourd’hui performants notamment pour mettre en œuvre l’indexation automatique.
• Motivation des salariés qui (outil informatique oblige) y trouvent une valeur ajoutée dans leur travail quotidien.
• Solutions de dématérialisation sont aujourd’hui hautement standardisées et permettent une mise en œuvre plus aisée et moins coûteuse que dans le passé.
• Une meilleure qualité du service au client ( rapidité d’accès aux documents dans les centres d’appels par exemple).

Les inconvénients de la dématérialisation

• Le coût de mise en œuvre de la dématérialisation, il est nécessaire de ce fait de maîtriser son archivage physique ceci afin de pouvoir sélectionner ce qui doit être numériser : tout n’est pas à numériser : évaluation nécessaire des risques au regard des coûts, ceci afin d’assurer l’efficience du projet.
• Une culture papier forte dans les organisations qui, de fait, entraîne une consommation de papier aussi importante.
• Les conséquences fortes sur les organisations et les pratiques quand on met en place la dématérialisation qui nécessite un accompagnement à la transformation (conduite du changement, actions de communication, ingénierie de formation adaptée et en volume important, etc.)Disposer d’une solution de dématérialisation et d’un archivage électronique pour ses archives ne dispense pas de l’obligation de conservation.

La gestion des sous-traitants

Il existe environ une trentaine de prestataires en archivage spécialisés en France pour un marché évalué à plus de 280 millions d’euros en 2012 (croissance régulière de 8 à 9% par an). Les plus importantes de ces entreprises développent aujourd’hui à la fois des offres commerciales portant sur la conservation classique, mais également sur l’usage des nouvelles technologies, permettant une dématérialisation et un archivage électronique externalisé.

REPERES

Premier conseil

Restez sobre et pragmatique !

La sélection sur la base d’un réferentiel mis en place par un professionnel est essentielle. Il pilotera le projet et assurera la mise en œuvre d’une dématérialisation efficente. Ce n’est plus une tendance mais une réalité économique et financière. Il faut donc, sans tarder l’intégrer dans le processus d’archivage et la prendre en compte dans votre démarche. Collaborez immédiatement avec les services informatiques. Ils doivent être des contributeurs obligatoires pour le volet de l’archivage électronique.

Second conseil :

Pensez à négocier et à inclure dans le contrat de base avec le prestataire d’archivage extérieur :

• les frais de sortie définitive en cas de changement de prestataire.
• les obligations de mise à disposition des archives appartenant au donneur d’ordre qui incombent au prestataire cédant (transfert informatique, maintien du service jusqu’au jour du transfert, processus de transfert physique des archives agréées par le donneur d’ordre, délais et planning de transfert, etc).

Certaines sociétés spécialistes de l’archivage accentuent la dépendance de leurs clients en chargeant les frais de sortie définitive.

Troisième conseil :

Choisissez le prestataire qui démontre une politique d’innovation forte notamment pour la circulation dynamique des informations déléguées et pour la prise en compte de la dématérialisation globale des données et documents.

Appuyez vous sur un les réseaux professionnels existants comme celui de l’Association des Archivistes Français. 8, rue Jean-Marie Jégo, 75013, Paris – 01 46 06 39 44

Et enfin consultez les 3 tomes du Guide pratique Archimag nº 49 : archivage, records management incluant la base de données des durées de conservation (en partenariat avec Alain Bensoussan Avocats – parution en janvier 2014, www.archimag.com)

 

Dynamiser les flux de documents papiers et intégrer leurs prestations dans les services rendus par le système d’information interne, est la tendance actuelle de cette profession. Il s’agit là pour l’entreprise de disposer de services à valeur ajoutée en amont en intégrant des documents numérisés par la société de prestation. Ainsi les dossiers et documents s’ils sont sous format papier sont numérisés pour être restitués en dynamique sous forme de fichiers électronique sur des supports CD, DVD, disques optiques dont les contenus pourront être chargés dans les SI internes, ou simplement via un extranet pour des consultations à la demande.

Les nouveaux services d’archivage électronique correspondent à des besoins très précis : ceux de l’archivage à vocation probatoire. Le prestataire est certifié NFZ 42-013, ce qui permet de garantir l’engagement que le document électronique confié par l’entreprise pourra être jugé comme probant par le juge auquel il sera présenté, et ce, sur une période de conservation longue (plusieurs dizaines d’années pour certains documents électroniques).

 

La prestation, mesurée au gigaoctet traité et conservé, comprend :

• Le traitement des documents dématérialisés (signature, horodatage, gravure), le tiers horodatage ;
• La conservation, le contrôle et la réfection des supports dans le temps ;
• La consultation en ligne des documents archivés « hébergement »

Depuis plusieurs années, il est courant de s’adresser à un prestataire extérieur, compte tenu de la diminution du personnel dédié à ce service, du coût des surfaces locatives et, pour l’archivage électronique, de la difficulté à maintenir dans la durée les matériels d’exploitation de la masse gigantesque des données électroniques et à la professionnalisation de ces prestataires.
Les personnes physiques ou morales détentrices d’archives publiques sont autorisées à les déposer chez des prestataires agréés par le ministère en charge de la culture après en avoir fait la déclaration à l’administration des archives. (Code du patrimoine art. L. 212-4, II). »

Quel prestataire choisir pour l’externalisation d’archives publiques ?

Depuis le 1er octobre 2010, plus aucun marché ne peut être attribué à un dépositaire non agréé. Le ministère de la Culture et de la Communication est l’unique autorité habilitée à délivrer un agrément.
Une liste des personnes physiques ou morales agréées est disponible auprès de l’administration centrale des archives (consultable sur internet). L’agrément est accordé pour une durée limitée dans le temps, fixée à 5 ans pour les archives sur support traditionnel et réduite à 3 ans pour les archives sur support numérique.

 

Il est conseillé aux entreprises qui souhaitent sous-traiter de :

• Parfaitement identifier leurs besoins et leurs contraintes par recours à des questionnaires utilisateurs.
• Faire parfaitement collaborer services producteurs, le service qualité, service informatique et services généraux pour mettre en cohérence les informations à archiver sur le support le plus adéquat sans qu’il y ait des redondances coûteuses pour l’entreprise.
• Rédiger un cahier des charges et réaliser un appel d’offres.
• Déterminer qui fait quoi dans la gestion de l’archivage physique et électronique : classement, enregistrement, transmission, signature et horodatage électronique, mise en conteneurs ou gravage, étiquetage, indexation, contrôle, manutention, transport, conditions de recherche, délais, gestion, rappel des dates butoirs (notamment pour la destruction) et états statistiques, sans oublier des audits annuels obligatoires à prévoir.
• Bien étudier les conditions générales des prestataires.
• Prévoir des avenants / conditions spécifiques afin de définir les responsabilités et les modalités d’enlèvement des archives, la destruction, les limites de la sous-traitance, la confidentialité des documents, etc.
• Prévoir des clauses d’auditabilité des tiers archiveurs l’auditabilité est une exigence réglementaire dans certains secteurs, notamment le bancaire (voir règlement général de l’AMF, règlement de l’Autorité de contrôle prudentiel (ACP).

LÉGISLATION

La France a été l’un des premiers pays à se doter, en 1979, d’une loi innovante sur les archives.
La loi N° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives qui remplace la loi N° 79-18 du 3 janvier 1979 reprend pratiquement l’ensemble des articles cités en 1979 tel que :Article 1 : « Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leurs dates, forme et support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tous les services et organismes publics ou privés dans l’exercice de leur activité».Elle réaffirme, par ailleurs, le statut des archives publiques et donne un accès plus large aux documents historiques archivés en réduisant les délais de communication à 25 ans( au lieu de 30) et 50 ans( au lieu de 60 ) selon la catégorie des archives. Elle consacre aussi la possibilité de recourir à une prestation externalisée actuellement réglementée (certification afnor service).
La loi n°2000-230 du 13 Mars 2000 établit l’équivalence probatoire entre l’écrit sous forme électronique et l’écrit sur papier, sous réserve que certaines conditions soient remplies. L’article 1316-1 du code civil énonce les conditions : « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sous forme papier, sous réserve que puisse être dûment identifié la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
La loi N° 2008-561 du 17 juin 2008 qui porte réforme de la prescription en matière civile. La durée de prescription, donc de la conservation des documents administratifs s’y référant, se trouve réduite à 5 ans pour les cas normaux. Attention, des archives antérieures au 17 JUIN 2008(durée de conservation 10 ans par exemple) devront être détruites après celles créées à partir du 17 juin 2008(durée de conservation 5 ans).
Le J.O du 12 décembre 2009 a publié l’arrêté du 4/12/2009 du Ministère de la Culture précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée :- Pour le papier, il s’agit de la NF Z 40-350,- Pour les documents sous forme électronique de la NF Z 42-013.
La norme NF Z 42-013 et maintenant ISO 14641 fournit des spécifications pour la conception et l’exploitation des systèmes d’archivage électronique et ce sur trois aspects essentiels :Prise en compte de nouveaux types de support d’archivage (notamment les supports réinscriptibles ; disques durs, CD DVD type RW, etc..) ou même de systèmes de coffres forts électroniques (Norme NF Z-42-020).- Extension du périmètre d’application de la norme aux documents sonores et audiovisuels- Définition d’un ensemble d’exigences minimales notamment concernant la journalisation, le WORM logique, contrôle d’accès « drastique » quant à l’utilisation de support réinscriptible.

 

NF 461 Système d’Archivage Electronique : série de règle se basant sur les exigences de la norme NF Z 42-013, et établies par AFNOR à la demande du SIAF (Service Interministériel des Archives de France – ex DAF), en partenariat avec l’APROGED (Association des Professionnels pour l’Economie Numérique) et la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance).

• L’agrément SIAF (Service interministériel des Archives de France) sur la base de :
  Une évaluation pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier, se basant notamment sur la norme NFZ 40-350 qui vient d’être mise à jour,

Une évaluation pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support numérique, se basant notamment sur la norme NFZ 42-013.
La série des normes ISO 3030X Système de gestion des documents d’activité (ou Records Management en anglais) vient compléter la norme mondiale ISO 15489 consacrée à l’archivage sur tous les supports. Il s’agit de la « la gestion du cycle de vie des documents et données produits par un organisme afin de constituer une information authentique, fiable, intègre et exploitable » tant pour les supports traditionnels que les nouveaux supports. Cette norme permettra pour chaque entreprise de certifier son propre système de gestion documentaire et d’archives. C’est dire son importance pour les services de chaque entreprise. Cette norme est ainsi plus que jamais d’actualité et la plupart des appels d’offres y font référence.
La norme internationale ISO 15489 records-management ou « la gestion du cycle de vie des documents et données produits par un organisme afin de constituer une information authentique, fiable, intègre et exploitable » tant pour les supports traditionnels que les nouveaux supports. Cette norme est plus que jamais d’actualité et les appels d’offres doivent y faire référence. Les travaux internationaux ont prévus de promulguer les normes techniques complémentaires sur les métadonnées (notamment comment décrire les documents à transmettre) et sur la pratique de la certification.
Pour exemple : La norme internationale pour l’archivage électronique ISO 19005 sur le format international électronique « PDF/A » pour l’archivage des documents numériques.

Les prescriptions

La prescription légale est le délai au terme duquel aucune action en justice ne peut plus être intentée et au terme duquel aucun droit ne peut plus être revendiqué. Cette prescription s’applique naturellement autant à un document sous format papier qu’électronique comme l’autorise désormais la loi et les codes.Les durées de conservation sont dictées par les différents codes : code de Commerce, du Travail, des Impôts, Civil, de la Sécurité Sociale, etc.

 

Les délais de prescription sont en général de

• Droit civil : de 5 à 30 ans
• Droit commercial : 10 ans
• Droit fiscal : 1 à 3 ans
• Droit pénal : 10 ans (crimes), 3 ans (délits), 1 an (contraventions)

REPERES

Le cloud computing, ou informatique dans les nuages annonce une nouvelle époque, celle de l’avènement de nouveaux services numériques disponibles en tout lieu, à la demande, et pour toute organisation, quelle que soit sa taille.

Grâce au cloud computing, les entreprises disposent aujourd’hui d’une puissance informatique considérable et modulable.

Pour ce qui est de la gestion des documents, le cloud va permettre de réaliser des documents grâce au travail collaboratif, de les échanger, de les mettre à disposition de manière sécurisée et de les associer aux processus « métiers » de l’organisation (contractualisation, achats, facturation, etc.). Mais pour l’archivage des documents qui engagent l’organisation et qui permettent de faire valoir ses droits en cas de litige ou contestation, il convient de respecter des normes strictes et d’évaluer les risques car cet environnement pose la nécessaire question de la pérennité des prestataires.

L’archivage électronique impose notamment des processus de traçabilité, d’intégrité et de pérennité préservant la valeur de preuve de ces documents. Pour archiver dans le cloud, le principe est donc d’associer à la plateforme de cloud computing un service de tiers archivage électronique de telle sorte que les documents à valeur probante soient archivés sur la plateforme d’un tiers-archiveur et accessibles depuis la plate-forme de cloud computing.

MÉTHODES

Trois possibilités pour gérer les documents dans l’entreprise

1- La politique «de l’autruche» : C’est-à-dire gérer des mètres d’étagères et agrandir la surface disponible chaque année, sans chercher d’autre solution ou laisser les messageries déborder et racheter un serveur plus puissant avec davantage de capacité disques à chaque fois qu’une saturation est constatée. Cette méthode est encore la plus répandue.

 

2- La politique «au coup par coup» : C’est la deuxième façon de gérer l’archivage, par à-coups, par obligation. Tous les 2, 5, 10 ou 20 ans ou, pire, en cas de déménagement ou de transfert d’entreprise, un « nettoyage » de grande envergure permet de refaire de la place et de libérer des m2. Cette méthode « de nettoyage par obligation » est encore très utilisée dans les entreprises, mais gare à la destruction abusive ou accidentelle.

 

3- La politique «pro-active» : applicable dès qu’il y a une intention réelle d’apporter des améliorations à la gestion des documents de sa société en s’appuyant sur les nouvelles technologies. Avant de proposer une telle solution, il faut s’assurer qu’elle s’inscrit dans la stratégie de sa société. Il s’agit de définir dans chaque entreprise une politique de gestion des documents et des connaissances quelque soit le support (papier et électronique) et de mettre en place un système pour garantir la pérennité des preuves à produire dans le déroulement normal ou exceptionnel des activités.Le plan de continuité d’activité mise en œuvre dans le cadre d’une politique du risque doit naturellement comprendre un volet reprise d’archivage papier et électronique. Il constitue aussi une exigence de la norme d’archivage NFZ 42-013.

Validité des documents

Tout document papier ou électronique doit respecter les caractéristiques suivantes :

• Être authentique, il a été produit conformément aux règles par les personnes habilitées).
• Être fiable, le contenu du document doit refléter la totalité des informations représentatives de l’action concernée).
• Être intégral, toutes les informations doivent être présentes et exactes.
• Faire partie d’un ensemble (dossier ou fonds) exhaustif.
• Être exploitable dans le temps.

Mise en place

Étape 1 : enquête préléminaire / cartographie des familles de documents.

La cartographie des documents résulte d’une enquête approfondie qui permet de déterminer pour chaque activité et chaque tâche les éléments suivants :
11- La tâche doit-elle être documentée ? C’est une préconisation de l’ISO 15489 qui consiste en la cartographie des processus/activités.
12- Le document issu de la tâche est-il vital ou secondaire pour l’activité?
13- Le document produit constitue-t-il une preuve à conserver ?
14- Le document comporte-t-il toutes les caractéristiques pour le besoin de preuve ?
15- Sur quel support le document doit-il être communiqué ?
16- Sur quel support le document doit-il être conservé?
17- Combien de temps le document doit-il être conservé?
18- Le document doit-il être détruit au terme de sa période légale ou réglementaire d’utilité ou doit-il être conservé pour la mémoire historique ?
19- Quel est le format du document ?

 

Le résultat de ce travail de « fourmi » est une cartographie complète des informations et documents produits et reçus dans le cadre de l’entreprise.

Étape 2 : organisation et procédures

Pour décider de l’organisation à mettre en place, il est nécessaire de traiter les documents listés dans la cartographie par lot. Pour chaque catégorie de documents de chaque activité, les points suivants seront précisés :
21- Le document est-il ou doit-il être dématérialisé ?
22- Le document doit-il être enregistré individuellement ou non (attribution d’un numéro, d’un code, etc.).
23- Le document doit-il être classifié (à quelle classe et à quelle activité appartient-il) ?
24- Le document doit-il être indexé (quel mot clé utiliser) ?
25- Quel support utiliser : papier, magnétique, optique non-réinscriptible ou optique réinscriptible ?
26- Quelle protection appliquer : niveau de sécurité, type de cryptage ?
27- Quelle règle d’accès préconiser : niveau d’habilitation pour l’accès ?
28- Quels éléments de traçage mettre en œuvre ?
L’évaluation des moyens est ensuite présentée au comité de direction pour approbation.
Elle comporte les éléments suivants :

• Les responsabilités (la question de la prestation interne ou externe doit être traitée ici).
• Les moyens en stockage d’information à court et moyen terme (tant en surfaces bâtiment qu’en support de stockage informatique).
• Les équipes (nombre de personnes, compétences, évolution possible).
• Les moyens de gestion de l’information (y compris les points de liaison avec le système d’information existant ou le schéma directeur informatique).
• Les processus de traitement des informations à gérer (flux des services vers les plates-formes internes ou externes spécialisées).
• Identification des points de risque et des facteurs de succès.
• Un plan d’action et un prévisionnel budgétaire doivent être présentés.

Étape 3 : mise en œuvre

Le projet doit être complété par un plan de communication et un programme de formation des utilisateurs. Ces étapes doivent s’enchaîner et en aucun cas excéder une durée de 18 mois sous peine de démotivation et de surcoût.Le schéma de mise en place est le suivant :
31- Après la rédaction du cahier des charges pour effectuer la sélection des outils à mettre en place .
32- Les spécifications techniques et organisationnelles sont rédigées.
33- La maquette est livrée et testée avant de décider du déploiement. En règle générale, un ou plusieurs sites pilotes sont mis en place avant déploiement sur les autres entités. Ces sites pilotes ont pour objectif de vérifier le fonctionnement des flux documentaires entre les différentes entités.
Points centraux et facteurs clés de réussite : les actions de formation. Elles ne sont pas nécessairement «lourdes», mais doivent toucher l’ensemble des personnes concernées, même de manière courte.

LE DÉVELOPPEMENT DURABLE

Chez les principaux tiers-archiveurs français, les plus avancés dans le domaine proposent une gamme de services autour de la dématérialisation parmi les plus complètes du marché et qui ont une véritable démarche de développement durable :
Il existe, désormais, trois tiers archiveurs certifiés ISO 14001, locarchives, Everial ( site de Chartres) et Iron Moutain..
En matière de protection de l’environnement,
– ISO 14001: Management environnemental.
– Le classement ICPE (installation classée pour la protection de l’environnement) _ Classe 1510: entrepôts couverts ;
Classe 1530: dépôts de papier et de carton.
– La destruction : les documents ainsi détruits sont transformés / recyclés à l’issue de cette étape. S’adresser à vos fournisseurs pour le vérifier. Ils contractualisent le plus souvent avec des entreprises capables de le faire (ISO 14000 : recyclage de ses déchets, à ce stade nos documents deviennent aussi des déchets, ne l’oubions pas !). Le recyclage est aussi une garantie de non lisibilité de nos documents !- utilisation du papier recyclé mais en ayant vérifier la pérennité de cette solution- recyclage des cartouches d’encres en partenariat avec l’association ASAH par exemple,- utilisation de détecteurs de présence et d’ampoules basse consommation,- mise en place de fontaines à eau sur réseau afin de limiter la consommation de plastique.

En matière d’équité sociale

Signature du Pacte Mondial des Nations Unies, afin de témoigner d’un engagement à agir en faveur de ses dix principes concernant les droits de l’homme, lesdroits du travail et la protection de l’environnement.

En matière de performance économique

• Engagement à intégrer, entre autres, ses exigences sociales et environnementales lors de la sélection des fournisseurs et sous-traitants.
• A associer ses fournisseurs et ses sous-traitants à sa démarche développement durable en les incitants à adhérer au Pacte Mondial.

Un autre exemple démontre aussi une démarche volontariste

Dans le cadre de son activité, le prestataire s’engage à respecter les bonnes pratiques environnementales suivantes :

• Maitriser les impacts et enjeux environnementaux liés à la gestion des archives et au cycle de vie du produit.
• Respecter la réglementation en vigueur concernant les sites de stockage,
• Respecter la politique de gestion des déchets en travaillant avec un prestataire ayant mis en place une politique de développement durable et une démarche de certification. – Le prestataire veille à utiliser des papiers recyclés et procède à des impressions recto-verso, demande à tout son personnel de sensibiliser ses clients et ses prospects au respect de l’environnement, incite tout son personnel à utiliser si possible les transports en commun ou à faire du covoiturage.
• Les déplacements doivent être regroupés afin de limiter les répercutions sur l’environnement.
• Tous ses véhicules respectent au minimum les Normes Euro 4. Le prestataire veille enfin à une utilisation maitrisée de l’énergie, sensibilise son personnel et lutte efficacement afin de réduire la consommation d’électricité dans ses locaux. Les éclairages dans les sites de conservation sont commandés par détecteurs de présence.

ANNEXE

Moyennes de prix de l’archivage sous-traité (Prix HT)
Archivage physique
Fournitures
Conteneurs moyen	2 à 4 €	Le conteneur
Boîte d’archives (24 x 32 x 10 cm)	0,50 €	La boîte d’archives
Livraison des fournitures	20 à 50 €	La livraison
Vacation d’archiviste
Vacation d’une journée de	250 à 400 €	La journée
Versement d’archives avec inventaire
Inventaire manuscrit et conditionnement	5,00 €	Minimum 40 conteneurs
Versement d’archives
Manutention et chargement	4,50 €	Minimum 40 conteneurs
Transport et déchargement	6,50 €	Minimum 40 conteneurs
Codification et numérotation	0,50 €	Le conteneur
Contrôle et étiquetage	1,20 €	Le conteneur
Intégration des conteneurs	5 à 7 €	Le conteneur
Saisie manuelle de l’inventaire	2 à 3 €	Le conteneur
Conservation
Conservation annuelle	3 à 4,00 €	Le conteneur
Gestion
Recherche et réintégration	7 à 9 €	Le conteneur
Recherche et réintégration	12 €	Le document
Recherche et réintégration	8 à 14 €	La boîte ou le dossier
Recherche et réintégration pour insertion	12 €	Le conteneur
Recherche infructueuse	5 €	Le dossier
Recherche pour mise en destruction	4 à 5 €	Le conteneur
Photocopie de document	0,40 €	Le conteneur
Livraison à Paris / région parisienne
Délai normal (48 heures) – Aller et retour	16 à 45,00 €	Forfait jusqu’à 5 unités
Délai urgent (1/2 journée) – Aller et retour	42 à 70,00 €	Forfait jusqu’à 5 unités
	5 € Par unité,	au-delà de 5
Transmission
Télécopie (1 heure)	1 €	La 1re page
	0,50 €	Par page suivante
Destruction
Destruction conventionnelle	entre 3 et 5 €	Le conteneur
Destruction confidentielle	10 €	Le conteneur
Sortie définitive
Sortie pour mise à quai	2 à 5 €	Le conteneur
Archivage électronique et dématérialisation
Numérisation d’une page papier	de 0,10 à 0,50 €	la page
Traitement du Go en entrée	200,00 €	le Go
Conservation du Go en entrée	10 €	le Go
Audit NFZ 42-013 ou ISO 30301 Archivage électronique par expert
Prestation	4 000 à 12 000 €	le forfait d’audit
Etude diagnostic par expert
Prestation	6 000 à 50 000 €	le forfait d’étude